Документ может существовать в виде материального объекта или процесса, выступающего в роли посредника информационного взаимодействия.

Деление документов на аналоговые, дискретные, электронные обусловлено используемыми технологиями. Различие между ними есть различие в среде существования, а значит, в форме их существования и представления. При этом один и тот же документ независимо от формы отражает одни и те же социальные отношения и выполняет одни и те же социальные функции.

Примечание — В некоторых случаях требования к документу ограничивают возможные формы существования документа. Например, денежная купюра может существовать только в бумажной форме (аналоговый документ) и в единственном экземпляре.

Данные должны быть интерпретируемыми. При этом правила интерпретации являются не внутренним свойством данных, а задаются внешним образом (социальной средой). Например, одни и те же данные могут быть интерпретированы и как двоичное число, и как код символа. Подробнее этот вопрос рассмотрен в разделах 6, Б.4 и Б.5.

Существенным свойством данных в цифровой среде является их дискретность, а основным видом представления данных — двоичные цифры. Все другие способы воспроизведения являются способами интерпретации двоичных цифр, установленными внешним образом (социальной средой). Подробнее этот вопрос рассмотрен в разделах 6, Б.4 и Б.5.

Аналоговый документ является объектом аналоговой среды. Например, традиционный текстовый бумажный документ относится к аналоговым документам. Понятие АнД включает в себя все традиционные формы представления документов на аналоговых носителях: бумаге, фото— и кинопленке и т. п. Аналоговая форма представления может быть преобразована в дискретную с помощью оцифровки (термин 7.2.8).

Понятие «электронный документ» относится к обработке данных с использованием ИТ. Характерной особенностью ИТ является преобразование обрабатываемых данных из одной формы представления (реализации, термин 4.3.1) в другую и, возможно, одновременное существование нескольких эквивалентных представлений одних и тех же данных. Основным методом обработки данных в ИТ является цифровая обработка. ЭлД в цифровой форме является дискретным документом.

Взаимосвязи между реализациями ЭлД определяются законами среды существования и подробнее рассмотрены в подразделе 4.3 и разделах Б.З, Б.9 [из Б.2 Подраздел 4.2 ГОСТ Р 52292—2004]

В социальной среде документ должен иметь указанные выше свойства, которые необходимы для исполнения документом его социальной роли. Наличие этих свойств у документа формулируется в виде требований социальной среды, а выполнение этих требований должно обеспечиваться техническими средствами. Требования к реализации документа являются производными от законов технологической среды и социальных требований к документу.

Фиксированность документа означает, что передаваемое им сообщение фиксирует некоторый факт, событие, отношение, и смысл этого сообщения не зависит от материальной реализации (неформально говоря, «зафиксирован» смысл документа). Для АнД фиксированность означает, например, что содержание (смысл) закона не должно зависеть от типографского исполнения. Для ЭлД фиксированность означает, например, что содержание (смысл) закона не должно зависеть от реализации — в виде файла на диске, изображения на мониторе или потока сигналов в сети.

Таким образом, фиксированность документа не означает фиксированности формы представления, а должна обеспечиваться выбранной(ыми) формой(ами) представления (разделы 6, Б.6 — Б.9) и соответствующими процессами обработки (разделы 7, Б.10 и Б.11). В электронной среде социальное требование фиксированности существует в виде формального требования сохранения в ходе работы с документом некоторого инварианта (который зависит от типа документа и используемой технологии).

Доступность документа подразумевает, что в нем могут быть отдельные элементы (параметры), значения которых могут быть измерены. Для ЭлД доступность обеспечивается на основе использования установленных форматов (разделы 6, Б.6 — Б.9), которые определяют структуру конкретных реализаций.

Значения параметров, входящих в требования целостности, могут быть специфицированы в нормативных документах или могут быть получены заданным способом из значений некоторых параметров представления документа в некоторый предшествующий момент времени. Для ЭлД целостность обеспечивается на основе применения установленных методов обработки реализаций, т. е. на основе технологии, сохраняющей заданные параметры неизменными (разделы 7, Б.10 и Б.11).

Примечание — Требования к параметрам реализации ЭлД, соответствие которым обеспечивает наличие свойств доступности и целостности документа, зависит от социальных требований к документу. В простейшем случае может оказаться достаточным получить визуальное воспроизведение ЭлД (доступность) и визуально убедиться в совпадении полученного текста с некоторым образцом (целостность). При более строгих социальных требованиях к документу необходимо обеспечить, например, наличие и доступность атрибутов защиты и их соответствие установленным техническим требованиям.

Легитимность документа означает, что в ходе работы с ним использовались только допустимые операции в допустимой последовательности. Легитимность ЭлД обеспечивается методами защиты [из Б.4 Подраздел 5.1 ГОСТ Р 52292—2004]

В цифровой среде информация представляется в виде битовой строки — набора нулей и единиц. Понимание этой информации (ее интерпретация) относится к сфере деятельности человека. В самой цифровой (и электронной) среде «понимание» информации отсутствует. В этой среде могут быть заданы (человеком) только формальные правила обработки данных.

Иначе данные можно определить как реализацию ЭлД в цифровой среде. Данные состоят из упорядоченной последовательности блоков — элементов. Для каждого элемента должен быть задан его тип, позволяющий интерпретировать (понимать) данные. Тип элемента данных не является свойством данных, а предписывается человеком в стандартах, спецификациях и других технических документах. Один и тот же элемент данных может интерпретироваться различными способами, т. е. ему может быть предписано несколько разных типов. Например, последовательность из 16 бит может быть интерпретирована как двоичное, восьмиричное, десятичное, шестнадцатиричное число, код символа (буквы) или машинной команды. Каждой из этих интерпретаций соответствует свой способ воспроизведения данных, свой набор допустимых операций и значений. Тип данных может использоваться для определения аппаратного, программного обеспечения или другого оборудования, необходимого для воспроизведения или работы с этими данными.

Часть интерпретации данных, представляемая в виде формальных правил, может быть введена в компьютер, а также представлена в виде формализованного алгоритма. Это не означает, что компьютер будет «понимать» информацию. Он будет лишь выполнять заданные команды.

Примечание — Правила обработки данных (алгоритм) сами являются информацией, которая в цифровой среде может быть представлена только в виде данных.

Воспроизведение данных в виде битовой строки неудобно для восприятия человеком. Поэтому обычно данные воспроизводятся в другом, удобном для восприятия, виде. Этот вид определяется типом данных, который предписан для конкретного элемента данных: буква, число, текст, изображение, аудиозапись и т. д.

Примечание — Воспроизведение является одним из методов интерпретации данных. Обычно эта часть интерпретации передается компьютеру.

Пример — Может быть задано, что некоторый элемент данных (в форме нулей и единиц) должен интерпретироваться как дата. Интерпретация этого элемента данных компьютером может означать, что в компьютер введена программа, обеспечивающая такое преобразование данных, что они могут быть выведены на экран в виде, понятном человеку. Иначе, в компьютер может быть введена программа, которая проверяет значение элемента данных и при определенных условиях (равенство заданному значению или превышение заданного значения) передает управление другой программе.

Тип составного элемента данных является упорядоченной последовательностью типов его подэлементов.

Текст является привычным для человека представлением информации в аналоговой среде. Интерпретация этого представления основывается на знаниях читателя: чтобы прочитать текст, нужно, как минимум, знать язык, на котором он написан. Для понимания текста нужно иметь знания в той предметной области, к которой он относится.

Текст в привычном для человека понимании мало пригоден для автоматизированной обработки компьютерными программами. Для того чтобы компьютерная программа могла интерпретировать и соответствующим образом обрабатывать текст, он должен содержать специальные, невидимые человеку при «обычном» воспроизведении, знаки, которые называются разметкой (термин 6.4.6).

Типы данных, определенные в различных стандартах (цифра, буква, знак, число, изображение, аудиоданные, видеоданные, аудиовизуальные данные), являются предписанием для интерпретации одного и того же базового представления данных в цифровой среде — битовой строки. Формат данных конкретизирует метод интерпретации битовой строки, задавая такие детали, как размеры отдельных полей, способы визуализации (в общем случае — воспроизведения) данных и т. п. [из Б.6 Подраздел 6.1 ГОСТ Р 52292—2004]

Устанавливаемые в формате ограничения типа данных могут относиться к любой составляющей определения этого типа: к диапазону допустимых значений данных, к допустимым способам воспроизведения, к допустимым операциям, к интерпретации значений. Например, если тип данных целое число, то формат может ограничить допустимый диапазон значениями от 0 до 23 включительно. Возможные способы воспроизведения значений могут быть ограничены двузначными цифрами без знака с наличием или отсутствием незначащего нуля для чисел меньше 10. Допустимые операции над такими числами могут быть ограничены арифметическими действиями по модулю 24. Тогда эти данные (целое число) можно интерпретировать как количество целых часов, прошедших с начала суток.

Примечание — Так как допустимый формат данных определяется их типом, то на практике при автоматизированной обработке данных часто решается обратная задача: по формату данных определяется их тип и выбирается устройство и способ воспроизведения данных.

Так как тип составного элемента данных является упорядоченной последовательностью типов его подэлементов (Б.9), то формат составного элемента данных является упорядоченной последовательностью форматов его подэлементов. Таким образом, форма определяет последовательную организацию данных в терминах их компонентов [из Б.8 Подраздел 6.3 ГОСТ Р 52292—2004]

Активизированный электронный документ является динамическим процессом последовательных преобразований некоторого множества сигналов.

Цифровая среда является средой описания логики обработки данных, алгоритмов этой обработки.

Время в логике моделируется как последовательность. Таким образом, последовательность состояний и переходы между ними моделируют динамический процесс как зафиксированные начальную и конечную точки некоторой фазы процесса.

Иначе говоря, алгоритм является точным предписанием, определяющим вычислительный процесс (последовательность преобразования данных), который ведет от варьируемых начальных (входных) данных к конечному результату (выходным данным).

Таким образом, алгоритмы (и протоколы) формально описывают динамические реализации. Иначе говоря, алгоритм — логическая модель динамической реализации в цифровой среде.

Любой протокол моделируется конечным автоматом. Следовательно, для динамической реализации ЭлД определено состояние и допустимые переходы [из Б.10 Подраздел 7.1 ГОСТ Р 52292—2004]