Из ГОСТ Р 2.504-2021 Единая система конструкторской документации. Электронная конструкторская документация. Правила внесения изменений

ГОСТ Р 2.504–2021 Единая система конструкторской документации. Электронная конструкторская документация. Правила внесения изменений. Unified system for design documentation. Electronic design documentation. Rules of modification. УДК 006.1:006.354 ОКС 35.240.01. Редакция от 18.02.2024.

1 Область применения ГОСТ Р 2.504-2021

Настоящий стандарт устанавливает порядок внесения изменений в электронную конструкторскую документацию (ЭКД) (в том числе ремонтные и эксплуатационные документы1 и электронную технологическую документацию2 под управлением автоматизированных систем управления данными об изделии (АС УДИ).

Настоящий стандарт распространяется на изделия машиностроения и приборостроения.

На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, учитывающие особенности внесения изменений в различные виды документации в рамках управления изменениями конфигурации изделия.

  1. Изменение эксплуатационных документов, переданных организации–потребителю, рассматривается как часть процесса управления конфигурацией и в настоящем стандарте не рассматривается.
  2. Далее по тексту применяется только термин «ЭКД», при этом все положения стандарта применимы к электронной технологической документации, если иное не оговорено в конкретном пункте.

[из 1 Область применения ГОСТ Р 2.504–2021]

2 Нормативные ссылки ГОСТ Р 2.504-2021

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

[из 2 Нормативные ссылки ГОСТ Р 2.504–2021]

3 Термины и определения ГОСТ Р 2.504-2021

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

Автоматизированная процедура по ГОСТ Р 2.504-2021

Совокупность действий с данными в автоматизированной системе управления данными об изделии, выполняемых автоматически и (или) с участием человека (исполнителя) с определенной целью и в соответствии с заданными правилами [из 3.2 ГОСТ Р 2.504–2021]

Электронное извещение, ЭИ по ГОСТ Р 2.504-2021

Специализированный вид информационного набора, содержащий сведения о планируемом или проведенном изменении электронной документации в автоматизированной системе управления данными об изделии, предназначенные как для автоматизированной обработки, так и для восприятия человеком [из 3.3 ГОСТ Р 2.504–2021]

Статус (версии информационного набора в автоматизированной системе управления данными об изделии) по ГОСТ Р 2.504-2021

Информация в реквизитной части информационного набора (версии), определяющая возможность или невозможность использования информационного набора (версии) по назначению (в том числе с учетом применяемости) [из 3.4 ГОСТ Р 2.504–2021]

Применяемость (версии информационного набора в автоматизированной системе управления данными об изделии) по ГОСТ Р 2.504-2021

Информация в реквизитной части информационного набора (версии), определяющая условия применения информационного набора (версии) по заданному статусу [из 3.5 ГОСТ Р 2.504–2021]

4 Общие положения ГОСТ Р 2.504-2021

4.2 Внесение изменений в ЭКД, выполненную в форме информационных наборов в базе данных в АС УДИ (электронных документов)1, производят путем выполнения следующих действий2:

  • создания и выпуска новых электронных документов или их новых версий;
  • изменения статусов электронных документов;
  • изменения связей между электронными документами и условий, при которых эти связи действуют.

Примечание — Внесение изменений в электронные документы в виде локальных файлов, выполненных вне АС УДИ, выполняют в соответствии с ГОСТ 2.503.

[из 4.2 ГОСТ Р 2.504–2021]

4.3 Новую версию электронного документа (с тем же обозначением) создают в случае, если не нарушается взаимозаменяемость (эквивалентность) измененного изделия с изделиями, изготовленными ранее. В ином случае выпускают новый электронный документ с новыми обозначениями (т. е. создают электронный документ на новое изделие).

Примечание — Понятие «версия» идентично понятию «ревизия» («revision»), применяемому в пользовательском интерфейсе некоторых АС УДИ для обозначения версий электронного документа. Применяемый вариант термина может быть уточнен в документах по стандартизации организации.

[из 4.3 ГОСТ Р 2.504–2021]

4.4 Вносить изменения в комплект ЭКД имеет право организация–держатель подлинников данной документации.

Примечание — Комплект ЭКД в АС УДИ формируется путем установления связей между электронными документами, описывающими изделие и его составные части, а также путем указания условий, при которых эти связи действуют.

[из 4.4 ГОСТ Р 2.504–2021]

4.5 Допускается изменения ЭКД, связанные с исправлением незначительных ошибок и переизданием ссылочных документов, выполнять:

[из 4.5 ГОСТ Р 2.504–2021]

4.7 Изменение в ЭКД на всех стадиях жизненного цикла изделия проводят на основании ЭИ. ЭИ должно содержать ссылки на новые и (или) заменяемые (требующие исправления) электронные документы (версии), информацию о присваиваемых статусах и свойствах связей между объектами в АС УДИ, а также другие сведения в соответствии с разделом 6.

Примечания

  1. Процедуры внесения изменений в ЭКД являются частью процесса управления конфигурацией. Основные сведения об управлении изменениями в рамках процесса управления конфигурацией приведены в приложении Б.
  2. При совмещенном выпуске документации, когда применяется бумажная форма и электронная форма представления, допускается:

на комплект ЭКД в АС УДИ выпускать извещение в бумажной форме: в этом случае сканированную копию извещения размещают в ЭИ [6.4 в)];

на документы в бумажной форме выпускать ЭИ: в этом случае бумажную копию преобразованного по 6.8 ЭИ хранят в комплекте с документом.

Подробные правила взаимосвязанного внесения изменений, для приведенных выше случаев, в том числе обеспечение соответствия между исходным извещением и его производной копией, рекомендуется регламентировать в документах по стандартизации организации [из 4.7 ГОСТ Р 2.504–2021]

5 Порядок внесения изменений в автоматизированной системе управления данными об изделии ГОСТ Р 2.504-2021

5.1 Выделяют следующие основные сценарии изменения комплекта ЭКД:

  1. первичный выпуск электронных документов, составляющих комплект;
  2. изменение электронного документа (комплекта электронных документов):
  3. изменение статуса электронного документа (комплекта электронных документов);
  4. предварительное (временное) изменение электронного документа для срочного устранения ошибок или отражения особенностей изготовления.

[из 5.1 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.2 При первичном выпуске [5.1 а)] утверждают первичные версии электронных документов.

Примечания

  1. Под первичной версией электронного документа понимают, как правило, версию, которая отвечает всем установленным требованиям. Данное понятие не указывает на порядковый номер версии в АС УДИ.
  2. При первичном выпуске электронным документам присваивают статус «Утверждено» или аналогичный, а также устанавливают применяемость.
  3. В общем случае первичной версии могут предшествовать версии, отображающие промежуточные результаты работ.

[из 5.2 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.3 Внесение изменений в электронный документ [5.1 б)] в зависимости от влияния на содержательную и реквизитную части подразумевает:

  • изменение содержательной части;
  • изменение реквизитной части;
  • изменение содержательной и реквизитной частей.

[из 5.3 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.4 Изменение электронного документа в АС УДИ реализуют путем создания, изменения и исключения:

[из 5.4 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.6 При внесении изменений в электронный документ (не связанных с нарушением эквивалентности изделий) может быть изменена содержательная часть и (или) изменяемые реквизиты электронного документа. Такие изменения проводятся путем создания новой версии электронного документа [из 5.6 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.8 На изделия единичного производства и на опытный образец (опытную партию) допускается иметь несколько одновременно действующих версий одного электронного документа, что должно быть установлено в документах по стандартизации организации [из 5.8 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.9 При изменении статуса электронного документа или комплекта электронных документов [5.1 в)] присваивают дополнительный статус ранее утвержденным электронным документам без создания новых версий.

Дополнительный статус определяет разрешение, ограничение или иные указания по использованию ранее утвержденного электронного документа (комплекта электронных документов), в том числе:

  1. расширение или ограничение применяемости электронного документа;
  2. аннулирование электронного документа;
  3. внесение сведений об организации производства;
  4. внесение сведений о присвоении литеры.
  5. внесение сведений о стадиях и этапах жизненного цикла изделия.

[из 5.9 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.10 При предварительном (временном) изменении электронного документа [5.1 г)] описание ошибок, предлагаемых изменений или особенностей изготовления приводят либо в самом ЭИ, либо в других (вспомогательных) электронных документах, либо промежуточных версиях изменяемого электронного документа [из 5.10 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.11 Внесение изменений в электронный документ (комплект электронных документов) в общем случае предполагает выполнение следующих действий:

  1. подготовка новой версии электронного документа;
  2. формирование комплекта выпуска, создание и заполнение ЭИ, в том числе создание связей (ссылок) с версиями электронного документа;
  3. выпуск ЭИ и версии электронного документа по автоматизированной процедуре согласования;
  4. автоматическое (встроенными средствами АС УДИ) присвоение и (или) замена статусов, создание и удаление ссылок, закрытие прав на редактирование, рассылка уведомлений и пр.

В зависимости от реализуемого сценария изменения (по 5.1) указанные действия могут быть сокращены или дополнены.

Примечание — Изменение некоторых атрибутов электронных документов может быть обеспечено автоматически (встроенными средствами АС УДИ) без выполнения указанных действий — на основе внесения изменений в другие электронные документы, связанные с данным. В этих случаях нецелесообразно выпускать ЭИ. Номенклатуру таких атрибутов и правила их использования рекомендуется устанавливать в документах по стандартизации организации.

Примером автоматического изменения является атрибут массы в электронной модели сборочной единицы: в АС УДИ его значение может автоматически пересчитываться на основе изменений, вносимых в составные части электронной модели сборочной единицы, а также сведений об их действии (применяемости) [из 5.11 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.12 Перечень, назначение и содержание автоматизированных процедур изменения ЭКД устанавливаются в документах по стандартизации организации.

Примечание — Для подтверждения действий участников в ходе согласования и утверждения изменения используется электронная подпись.

[из 5.12 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.14 Номенклатура применяемых в АС УДИ статусов, их назначение, логика их присвоения, а также иные аспекты, связанные с особенностями процессов жизненного цикла изделия и функциональностью применяемой АС УДИ, следует устанавливать в документах по стандартизации организации [из 5.14 ГОСТ Р 2.504–2021]

6 Требования к электронным извещениям ГОСТ Р 2.504-2021

6.2 В зависимости от специфики изделия и особенностей информационного обмена между участниками жизненного цикла изделия применяемые виды ЭИ и их назначение могут быть уточнены в документах по стандартизации организации [из 6.2 ГОСТ Р 2.504–2021]

6.4 Содержательная часть ЭИ включает:

  1. общие сведения об изменении, в том числе:
    1. краткое описание (текстовое или графическое) изменения;
    2. указания о необходимости изменения связанных электронных документов (при необходимости изменения других комплектов ЭКД);
    3. указание о заделе (при необходимости);
    4. причина изменения (при необходимости);
    5. обоснование необходимости изменения (при необходимости);
    6. срок погашения;
    7. другая информация.
  2. содержание производимых или предполагаемых изменений, в том числе:
    1. ссылка на изменяемый комплект ЭКД;
    2. ссылки на электронные документы (версии), включаемые в изменяемый комплект ЭКД;
    3. ссылки на электронные документы (версии), исключаемые из изменяемого комплекта ЭКД;
    4. указания об аннулировании исключаемых документов (версий) с пустой применяемостью;
    5. условия, накладываемые на связи;
    6. ссылки на вспомогательные электронные документы, в которых подробно описаны проводимые изменения;
  3. сканированная копия извещения в бумажной форме (или иного аналогичного документа) — при совмещенном выпуске документации;
  4. иные необходимые сведения (следует устанавливать в документах по стандартизации организации).

[из 6.4 ГОСТ Р 2.504–2021]

6.5 Реквизитная часть ЭИ включает следующие сведения (с учетом требований ГОСТ 2.058):

  1. обозначение ЭИ (по 6.6);
  2. вид ЭИ;
  3. версия ЭИ;
  4. ссылки на электронные документы, являющиеся основанием для проводимого изменения (в том числе предварительное ЭИ, предложение об изменении);
  5. статус ЭИ;
  6. сведения о согласовании и утверждении ЭИ;
  7. электронные подписи, которыми подписано ЭИ;
  8. другие реквизиты, при необходимости.

[из 6.5 ГОСТ Р 2.504–2021]

6.6 Обозначения ЭИ следует присваивать в виде совокупности групп знаков, соответствующих следующим признакам:

  1. код организации и, при необходимости, код подразделения;
  2. вид ЭИ (по 6.1);
  3. порядковый номер ЭИ;
  4. код, указывающий на экземпляр АС УДИ (при необходимости);
  5. год создания ЭИ;
  6. другие признаки (при необходимости).

[из 6.6 ГОСТ Р 2.504–2021]

6.7 Если утвержденное ЭИ содержит ошибки, связанные с общей информацией об изменении [как правило, в объеме в соответствии с 6.4 а)], то для их исправления допускается создание и утверждение по упрощенной процедуре новой версии данного ЭИ.

Подробный порядок выполнения упрощенной процедуры (в том числе состав согласующих подписей) должен быть регламентирован в документах по стандартизации организации [из 6.7 ГОСТ Р 2.504–2021]

6.8 При необходимости ЭИ допускается преобразовывать в странично–ориентированные документы. Достоверность сведений в полученной таким образом копии ЭИ должна быть подтверждена собственноручной подписью (визой) уполномоченного лица на каждой странице распечатанной копии. Результат такого преобразования без удостоверяющей собственноручной подписи допускается применять только в справочных целях [из 6.8 ГОСТ Р 2.504–2021]

Приложение А (справочное) - Пояснения к пунктам настоящего стандарта ГОСТ Р 2.504-2021

4.2 Под электронными документами в настоящем стандарте понимаются данные в АС УДИ, соответствующие электронным документам разных видов: конструкторским (ГОСТ 2.102), технологическим (ГОСТ 3.1102), эксплуатационным (ГОСТ Р 2.601), ремонтным (ГОСТ 2.602). Для обозначения электронных документов разных видов в АС УДИ (электронных моделей, электронных структур, электронных чертежей и т. п.) будет использован термин «электронный документ» [из к пункту 4.2 ГОСТ Р 2.504–2021]

4.3 Под эквивалентностью в настоящем стандарте подразумеваются разные виды взаимозаменяемости — конструктивная, функциональная, эксплуатационная и т. п. Критерии, важные для организации при оценке эквивалентности изделий, устанавливают в документах по стандартизации организации (как правило, в рамках процессов управления конфигурацией) [из к пункту 4.3 ГОСТ Р 2.504–2021]

4.4 Для решения практических задач необходимо организационно выделить один комплект ЭКД, в который будут вноситься изменения, — главный комплект ЭКД. Организация, обладающая правами на внесение изменений в главный комплект ЭКД, выполняет те же функции, что и держатель подлинников бумажной документации. В связи с этим применительно к ЭКД оставлена роль «организация–держатель подлинников». Функции организации–держателя подлинников, как правило, выполняет головной разработчик изделия, разработчик составной части (применительно к документации на составную часть) или другая уполномоченная организация [из к пункту 4.4 ГОСТ Р 2.504–2021]

4.5 Под незначительными ошибками в настоящем стандарте подразумеваются неточности (опечатки, ошибки оформления и пр.) в документации, которые не отражаются на ее содержании, а также не влияют на возможность обработки и однозначной интерпретации этой документации [из к пункту 4.5 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.2 Для документации на бумажном носителе выпуск извещения для первичного выпуска нехарактерен. Однако при применении АС УДИ действия над электронными документами при первичном выпуске и при проведении изменений технически идентичны [из к пункту 5.2 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.9 Основным статусом электронного документа, как правило, является статус «Утверждено», который документ получает после первичного согласования и утверждения в АС УДИ. В ходе дальнейшего жизненного цикла электронному документу могут присваивать дополнительные статусы, например «Литера О1», «Приостановлено» и т. п. [из к пункту 5.9 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.9 б) Если после ограничения применяемости электронный документ более не применяется ни в одном комплекте ЭКД, то может выполняться автоматическое аннулирование такого электронного документа (т. е. присвоение соответствующего статуса в АС УДИ). Правила аннулирования устанавливают в документах по стандартизации организации [из к пункту 5.9 б) ГОСТ Р 2.504–2021]

5.10 Если при изготовлении продукции допущены непреднамеренные отклонения от ЭКД, которые не требуется отражать в комплекте документации, используют процедуры документирования несоответствующей продукции, которые не являются предметом настоящего стандарта [из к пункту 5.10 ГОСТ Р 2.504–2021]

5.13 Для предоставления информации об изменениях в АС УДИ могут применять сводки–отчеты об изменениях комплекта ЭКД, проведенных за заданный период, по предварительным извещениям, определенного вида и т. п., формируемые средствами АС УДИ по запросу пользователя [из к пункту 5.13 ГОСТ Р 2.504–2021]

6.4 б) Совокупность указанных атрибутов представляет собой исходную информацию для алгоритмов АС УДИ (программ–обработчиков), выполняющих необходимые действия над данными без непосредственного вмешательства пользователя или администратора АС [из к пункту 6.4 б) ГОСТ Р 2.504–2021]

6.6 г) Код, указывающий на экземпляр АС УДИ, предназначен для обеспечения уникального обозначения ЭИ в случае одновременного применения в организации нескольких экземпляров АС УДИ с отдельными базами данных (например, разграниченные по условиям информационной безопасности) [из к пункту 6.6 г) ГОСТ Р 2.504–2021]

Приложение Б (справочное) - Изменение электронной конструкторской документации в контексте процесса управления изменениями конфигурации ГОСТ Р 2.504-2021

Управление конфигурацией включает в себя деятельность по управлению изменениями изделия (как конструкции, так и физических экземпляров). Основное внимание в управлении конфигурацией уделяется изменениям, влияющим на функциональность изделия и его характеристики. Изделие описывают в документации конфигурации.

Изменение конфигурации изделия — это действие, приводящее к изменению функциональности, параметров или других свойств изделия. Изменение конфигурации изделия включает в себя изменение конструкторской, технологической, эксплуатационной и другой документации (документация конфигурации), а также изменение экземпляров изделия и переданных организации–потребителю копий эксплуатационной документации для приведения их в соответствие с проводимым изменением. В настоящем стандарте речь идет только об изменении документации.

Процесс управления изменениями изделия в рамках управления конфигурацией включает в себя как управление изменениями конфигурации, так и управление отклонениями экземпляра изделия от утвержденной конфигурации.

Изменения конфигурации — это «постоянные» изменения, которые вносятся в конструкторскую документацию с целью последующего внедрения в производство и доработки ранее изготовленных экземпляров (если принято решение о доработке до новой конфигурации).

Отклонения от конфигурации — это «временные» отклонения от утвержденной документации конфигурации, которые происходят в отношении ограниченного количества экземпляров или в течение ограниченного периода времени по разным причинам. Такие отклонения не вносят в документацию конфигурации, а только в документацию изготовленного экземпляра.

Принципы управления изменениями конфигурации направлены на то, чтобы после проведения изменения конструкция изделия соответствовала требованиям, были внесены необходимые изменения во всю документацию, в также были доработаны изготовленные или изготавливаемые экземпляры изделия до новой конфигурации (при необходимости).

Для инициации изменения конфигурации создается запрос на изменение (Change Request), в котором устанавливают и обосновывают необходимость изменения, описывают возможные последствия изменения, изменение классифицируется с учетом влияния на значимые характеристики изделия, затраты, сроки реализации и т. п.

В качестве запроса на изменение могут рассматривать предварительное извещение об изменении и предложение об изменении. В некоторых АС УДИ для реализации запроса на изменение используют специализированные информационные наборы, например «Отчет о проблеме» (Problem Report) и «Предложение об изменении» (Change Proposal, Change Request).

При рассмотрении запроса на изменение подробно анализируют изменение и выявляют необходимость внесения изменения во всю документацию конфигурации, а также указывают необходимость и планируемые сроки доработки экземпляров.

Изменения, проводимые на основании запроса в документации конфигурации, фиксируются в АС УДИ с помощью совокупности основных ЭИ (Change Notice) [из Приложение Б (справочное) — Изменение электронной конструкторской документации в контексте процесса управления изменениями конфигурации ГОСТ Р 2.504–2021]