Существование приведенных (но не исчерпывающих) примеров несогласованных друг с другом определений одного и того же понятия связано, прежде всего, с тем, что каждое из приведенных выше определений ограничено областью применения отдельного стандарта и ориентировано на решение одной частной задачи документооборота. Терминология настоящего стандарта согласована с подходами, принятыми в базовых стандартах по терминологии в области ИТ (стандарты серии ИСО 2382), электронному обмену данными (ИСО 14662) и обработке информации в распределенных системах (стандарты серии ИСО/МЭК 10746).

Принятый в этих стандартах современный подход к спецификации ИТ основывается на разделении двух разных аспектов явлений: социального (в данном случае — назначение, информация, документ и т.д.) и технологического (в данном случае — носитель, формат, данные и т.д.). Стандарты устанавливают правила, обеспечивающие согласование вопросов, относящихся к социальным аспектам электронного документооборота (деловая информация, договоры, соглашения и правила, принятые между организациями, в т. ч. вопросы конфиденциальности, достоверности и т.д.) и собственно вопросов ИТ (функциональные возможности, интерфейсы услуг, протоколы и т. д.).

Вводимые в настоящем стандарте понятия отражают социальную природу понятия «документ» и дают возможность связать документ с его реализацией методами ИТ на основе ИСО 14662 и стандартов серии ИСО/МЭК 10746 [из А.2 Концептуальная модель, принятая в ИСО 2382, ИС014662, ИСО/МЭК 10746—1 ГОСТ Р 52292—2004]