Возможность демонстрации документа является необходимым, а собственно демонстрация — достаточным условием для выполнения документом его социальной функции. Место, время и другие условия демонстрации могут быть не определены заранее, но должны быть определены на момент самой демонстрации с точностью, обеспечивающей возможность повторной демонстрации при аналогичных условиях. Параметры (характеристики), которые могут быть измерены для данной реализации, и способы их измерения должны быть заранее установлены для этого типа реализации.

Тип документа определяется его функциональным назначением, которое определяет также и технологические требования к материальной реализации документа. В частности, понятия «копия документа», «заверенная копия документа», «дубликат документа» по ГОСТ Р 51141 относятся к функциональному назначению документа в социальной среде (через понятие «юридическая сила»), не содержат указаний на техническую реализацию и должны рассматриваться как определения типов документов. В случае аналогового (бумажного) документа создание документа нового типа («копии») совпадает с технологической процедурой копирования. В случае ЭлД, в силу специфики обработки данных в электронной среде, документ существует в виде множества (термин 4.2.12) эквивалентных реализаций (термин 5.3.1), а любая работа с документом, в т. ч. просмотр его на экране дисплея, заключается в непрерывном создании этих реализаций (Б.З), т. е. в «копировании» документа. При этом технологическая операция копирования не приводит к созданию документа нового типа («копии»), а лишь к созданию новой реализации, эквивалентной любой другой реализации ЭлД [из Б.5 Подраздел 5.2 ГОСТ Р 52292—2004]