4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению [из 4.1 ГОСТ 2.501–2013]
4.2 Учет документов и их хранение, а также учет организаций, в которые направляют документы, — это часть системы обращения документации в организации.
Учету подлежат:
- все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;
- абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
- абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
- движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);
- все виды извещений об изменении документов (учет извещений — по ГОСТ 2.503).
Примечание — Учет абонентов выполняют по формам 3 и За (см. приложение Б).
[из 4.2 ГОСТ 2.501–2013]
4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно [из 4.3 ГОСТ 2.501–2013]
4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051 [из 4.4 ГОСТ 2.501–2013]
4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002 [из 4.5 ГОСТ 2.501–2013]
4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:
- комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
- комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
- наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается.
[из 4.6 ГОСТ 2.501–2013]
4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.
Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом [из 4.7 ГОСТ 2.501–2013]
4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.
На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.
Инвентарный номер подлинника электронного конструкторского (технологического) документа указывают в его реквизитной части [из 4.8 ГОСТ 2.501–2013]
4.9 При регистрации документа рекомендуется указывать следующую основную информацию, приведенную в таблице 1.
Таблица 1
Наименование информации | Пояснение | |
Организация | Организация (или ее код), осуществляющая учет и хранение документов | Информацию об организации следует записывать в соответствии с указанной в регистрируемом документе |
Подразделение | Подразделение, выпустившее документ | |
Обозначение документа | Обозначение документа и код, если его код определен ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602, ГОСТ 2.701, ГОСТ 3.1102 | Допускается указывать код документа, установленный стандартом организации |
Наименование документа | Наименование документа, если его код определен ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602, ГОСТ 2.701, ГОСТ 3.1102 | Допускается указывать наименование документа, установленное стандартом организации |
Наименование документа в зависимости от характера использования | Подлинник, дубликат или копия. Допускается указывать порядковый номер в соответствии с ГОСТ 2.102 (таблица 2, графа 1) | |
Формат | Обозначение формата листа — по ГОСТ 2.301 | |
Организация, в которой находится подлинник | Сокращенное наименование организации, в которой хранится подлинник | |
Инвентарный номер документа | ||
Дата поступления | ||
Количество листов | Количество листов в документе | |
Подпись | Подпись о приемке документа | Подпись лица, принявшего документ |
Имя файла(ов) электронного конструкторского (технологического) документа | При указании имени файла указывают его тип (txt, doc, pdf, xml, sgm, tif, jpg, prt, asm и Т. n.) | Например, в форме 1 информацию рекомендуется указывать в графе «Примечание», в форме 2 — в резервной графе («Резерв») и т. д. |
[из 4.9 ГОСТ 2.501–2013]
4.10 При ручной регистрации перечисленную информацию указывают в инвентарной книге по форме 1 (см. приложение Б).
Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т. д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.
При автоматизированной регистрации перечисленную информацию заносят в автоматизированную систему. Визуализацию информации рекомендуется выполнять аналогично форме 1 [из 4.10 ГОСТ 2.501–2013]
4.11 Регистрацию подлинников и поступающих от других организаций дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства [из 4.11 ГОСТ 2.501–2013]
4.12 Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа бумажного подлинника, или занесены соответствующие реквизиты в электронный КД (ТД) [из 4.12 ГОСТ 2.501–2013]
4.13 В случаях, когда в организации одновременно применяют электронные и бумажные КД (ТД), допускается их взаимное преобразование друг в друга. Взаимное соответствие преобразованных документов обеспечивается участниками преобразования и хранения этих документов.
Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать (при необходимости) совместимость ручной и автоматизированной обработки документов [из 4.13 ГОСТ 2.501–2013]
4.14 Подлинники электронных КД (ТД) и копии электронных КД (ТД) других организаций хранят в автоматизированных системах управления документами и (или) на отдельных электронных носителях. Автоматизированные системы управления документами должны обеспечивать выполнение требования настоящего стандарта.
Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию [из 4.14 ГОСТ 2.501–2013]
4.15 По каждому зарегистрированному документу осуществляют учет его применяемости.
Учет применяемости осуществляют путем указания:
- обозначения изделия, в котором применен документ;
- даты применения документа в другом изделии.
Учет применяемости документов может быть проведен автоматизированным или неавтоматизированным способом (вручную).
Ручной способ учета применяемости КД осуществляют в карточках учета документов по формам 2, 2а, 2б и 2в (см. приложение Б), а технологических документов — по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201.
Необходимость учета проектной документации вспомогательного и единичного производства устанавливает разработчик [из 4.15 ГОСТ 2.501–2013]
