4.2 Учет документов и их хранение, а также учет организаций, в которые направляют документы, — это часть системы обращения документации в организации.

Учету подлежат:

• все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;
• абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
• абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
• движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);
• все виды извещений об изменении документов (учет извещений — по ГОСТ 2.503).

Примечание — Учет абонентов выполняют по формам 3 и За (см. приложение Б).

[из 4.2 ГОСТ 2.501–2013]