Из ГОСТ 2.501-2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.501–2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения. Unified system for design documentation. Registration and storage rules. УДК 65.012:002:006.354 МКС 01.100 Т52 ОКСТУ 0002. Редакция от 06.02.2024.

1 Область применения ГОСТ 2.501-2013

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов (далее — документы) на изделия всех отраслей промышленности.

На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии [из 1 Область применения ГОСТ 2.501–2013]

2 Нормативные ссылки ГОСТ 2.501-2013

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:

[из 2 Нормативные ссылки ГОСТ 2.501–2013]

3 Термины, определения и сокращения ГОСТ 2.501-2013

3.1 Термины и определения ГОСТ 2.501-2013

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

Архивная копия по ГОСТ 2.501-2013

Копия конструкторского (технологического) документа, отражающая состояние конструкции или технологии изготовления изделия в период утверждения их заказчиком, передачи подлинников организациям–изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п. В архивные копии изменения не вносят. Архивные и контрольные копии на бумажном носителе абонентам не выдают и хранят их отдельно от других копий [из 3.1.1 ГОСТ 2.501–2013]

Организация - держатель подлинников по ГОСТ 2.501-2013

Организация, осуществляющая хранение, учет подлинников документов и имеющая право вносить в них изменения, а также поставлять (передавать) копии и (или) дубликаты своим абонентам. Содержательная часть электронной копии может быть получена методом сканирования или цифровым фотографированием бумажного подлинника [из 3.1.4 ГОСТ 2.501–2013]

3.2 Сокращения ГОСТ 2.501-2013

В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:

[из 3.2 Сокращения ГОСТ 2.501–2013]

4 Основные положения ГОСТ 2.501-2013

4.2 Учет документов и их хранение, а также учет организаций, в которые направляют документы, — это часть системы обращения документации в организации.

Учету подлежат:

  • все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;
  • абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
  • абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
  • движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);
  • все виды извещений об изменении документов (учет извещений — по ГОСТ 2.503).

Примечание — Учет абонентов выполняют по формам 3 и За (см. приложение Б).

[из 4.2 ГОСТ 2.501–2013]

4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002 [из 4.5 ГОСТ 2.501–2013]

4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:

[из 4.6 ГОСТ 2.501–2013]

4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.

На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Инвентарный номер подлинника электронного конструкторского (технологического) документа указывают в его реквизитной части [из 4.8 ГОСТ 2.501–2013]

4.9 При регистрации документа рекомендуется указывать следующую основную информацию, приведенную в таблице 1.

Таблица 1

Наименование информации

Пояснение

Примечание

Организация

Организация (или ее код), осуществляющая учет и хранение документов

Информацию об организации следует записывать в соответствии с указанной в регистрируемом документе

Подразделение

Подразделение, выпустившее документ

Обозначение документа

Обозначение документа и код, если его код определен ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602, ГОСТ 2.701, ГОСТ 3.1102

Допускается указывать код документа, установленный стандартом организации

Наименование документа

Наименование документа, если его код определен ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602, ГОСТ 2.701, ГОСТ 3.1102

Допускается указывать наименование документа, установленное стандартом организации

Наименование документа в зависимости от характера использования

Подлинник, дубликат или копия. Допускается указывать порядковый номер в соответствии с ГОСТ 2.102 (таблица 2, графа 1)

Формат

Обозначение формата листа — по ГОСТ 2.301

Организация, в которой находится подлинник

Сокращенное наименование организации, в которой хранится подлинник

Регистрационный номер

Инвентарный номер документа

Дата поступления

Дата приема документа на хранение

Количество листов

Количество листов в документе

Подпись

Подпись о приемке документа

Подпись лица, принявшего документ

Имя файла(ов) электронного конструкторского (технологического) документа

При указании имени файла указывают его тип (txt, doc, pdf, xml, sgm, tif, jpg, prt, asm и Т. n.)

Например, в форме 1 информацию рекомендуется указывать в графе «Примечание», в форме 2 — в резервной графе («Резерв») и т. д.

[из 4.9 ГОСТ 2.501–2013]

4.10 При ручной регистрации перечисленную информацию указывают в инвентарной книге по форме 1 (см. приложение Б).

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизелям, вагонам, тракторам, турбинам и т. д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.

При автоматизированной регистрации перечисленную информацию заносят в автоматизированную систему. Визуализацию информации рекомендуется выполнять аналогично форме 1 [из 4.10 ГОСТ 2.501–2013]

4.13 В случаях, когда в организации одновременно применяют электронные и бумажные КД (ТД), допускается их взаимное преобразование друг в друга. Взаимное соответствие преобразованных документов обеспечивается участниками преобразования и хранения этих документов.

Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать (при необходимости) совместимость ручной и автоматизированной обработки документов [из 4.13 ГОСТ 2.501–2013]

4.14 Подлинники электронных КД (ТД) и копии электронных КД (ТД) других организаций хранят в автоматизированных системах управления документами и (или) на отдельных электронных носителях. Автоматизированные системы управления документами должны обеспечивать выполнение требования настоящего стандарта.

Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию [из 4.14 ГОСТ 2.501–2013]

4.15 По каждому зарегистрированному документу осуществляют учет его применяемости.

Учет применяемости осуществляют путем указания:

Учет применяемости документов может быть проведен автоматизированным или неавтоматизированным способом (вручную).

Ручной способ учета применяемости КД осуществляют в карточках учета документов по формам 2, 2а, 2б и 2в (см. приложение Б), а технологических документов — по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201.

Необходимость учета проектной документации вспомогательного и единичного производства устанавливает разработчик [из 4.15 ГОСТ 2.501–2013]

5 Хранение подлинников ГОСТ 2.501-2013

5.1 Подлинники бумажных КД следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации–разработчика.

Допускается хранить подлинники без учета форматов.

Требования к хранению подлинников согласно 4.14 [из 5.1 ГОСТ 2.501–2013]

5.2 Подлинники ТД следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201 в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.

Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений КД, указанных в основной надписи технологических документов [из 5.2 ГОСТ 2.501–2013]

5.3 Подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат А1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах не менее формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде [из 5.3 ГОСТ 2.501–2013]

6 Учет и хранение бумажных копий ГОСТ 2.501-2013

6.1 Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и должны иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т. п.

При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами [из 6.1 ГОСТ 2.501–2013]

6.3 Наличие архивных копий отражают в карточках учета (см. форму 2, приложение Б).

Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.

Архивная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.

Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий бумажных документов [из 6.3 ГОСТ 2.501–2013]

6.4 Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.

На лицевой стороне каждого листа бумажной контрольной копии на видном месте ставят штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе) [из 6.4 ГОСТ 2.501–2013]

6.6 Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г).

Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или А3 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г), а для брошюрования — в соответствии с таблицей Г.2 (см. приложение Г) [из 6.6 ГОСТ 2.501–2013]

6.7 Копии бумажных КД на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

Копии укладывают в следующей последовательности:

  1. спецификация изделия;
  2. документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);
  3. спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;
  4. чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации) [из 6.7 ГОСТ 2.501–2013]

6.8 Комплект копий ТД укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все ТД, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать ТД по отдельным методам обработки и сборки изделия [из 6.8 ГОСТ 2.501–2013]

6.10 При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома) [из 6.10 ГОСТ 2.501–2013]

6.12 Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА», приведенный в приложении В [из 6.12 ГОСТ 2.501–2013]

6.15 Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий [из 6.15 ГОСТ 2.501–2013]

6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учет осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б).

Выдачу и учет возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам (см. формы 3, За, приложение 3).

Примечание — В карточке учета документов указывают:

  • в графе «Вид документа» (см. форму 2) — вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;
  • в графе «Разовые выдачи» (см. форму 2а) — абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».

[из 6.16 ГОСТ 2.501–2013]

7 Учет и хранение бумажных копий документов других организаций ГОСТ 2.501-2013

7.1 Копии документов, поступивших от других организаций, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждой организации, которой они были изданы, или отдельно по каждому изделию.

Допускается копии хранить россыпью (полистно), сложенными на формат А4 или АЗ [из 7.1 ГОСТ 2.501–2013]

7.3 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 4.8 и 4.9. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4 [из 7.3 ГОСТ 2.501–2013]

8 Восстановление подлинников ГОСТ 2.501-2013

8.1 Общие положения ГОСТ 2.501-2013

8.1.1 Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника [из 8.1.1 ГОСТ 2.501–2013]

8.1.4 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т. п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстановлен подлинник.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями [из 8.1.4 ГОСТ 2.501–2013]

8.2 Восстановление бумажных подлинников ГОСТ 2.501-2013

8.2.1 При восстановлении бумажного подлинника с документов не менее чем на двух листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа [из 8.2.1 ГОСТ 2.501–2013]

8.2.3 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить [из 8.2.3 ГОСТ 2.501–2013]

8.2.4 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

«Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)».

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица [из 8.2.4 ГОСТ 2.501–2013]

8.2.5 В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: «Восстановленный подлинник № ...» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника [из 8.2.5 ГОСТ 2.501–2013]

8.2.7 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ №...» с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение [из 8.2.7 ГОСТ 2.501–2013]

Приложение А (справочное) - Комментарии к пунктам стандарта ГОСТ 2.501-2013

4.6 При смешанном документообороте для учета и хранения в службу технической документации передают как электронные, так и бумажные КД и ТД. Окончательное установление комплектности проверяют не только по спецификациям, где в графе «Примечание» для электронных КД (ТД) указывают идентификатор файла(ов), но и по ведомости КД (ТД) (ГОСТ 2.106).

Примечание — Документооборот — это движение документов с момента начала их создания или получения до их уничтожения.

[из к 4.6 ГОСТ 2.501–2013]

4.13 Преобразование бумажного подлинника в его электронную копию (электронная копия бумажного подлинника) осуществляют с целью ее размещения в автоматизированной системе управления документами для санкционированного доступа к ней всем заинтересованным лицам. Подлинность этой копии удостоверяют электронной цифровой подписью лица, изготовившего копию.

С подлинников электронных КД и ТД изготавливают бумажные копии с целью обеспечения производства (рабочие копии). Бумажная копия электронного КД (ТД) должна иметь указание на имя файла электронного конструкторского (технологического) документа, с которого была изготовлена бумажная копия, версию этого документа и подпись лица, изготовившего копию.

Изготовленные копии должны быть учтены в карточках учета документов [из к 4.13 ГОСТ 2.501–2013]

4.14 Для обеспечения восстановления баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует выполнять резервное копирование.

Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация [из к 4.14 ГОСТ 2.501–2013]

Приложение Б (справочное) - Формы, применяемые при регистрации и учете документов ГОСТ 2.501-2013

Приложение В (рекомендуемое) - Образцы штампов по учету документов, выполненных в бумажной форме ГОСТ 2.501-2013

В.3 Штамп «АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН ..., извещ. №... от ... г.» ставят (с указанием номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии замены ставят прочерк [из В.3 ГОСТ 2.501–2013]

В.4 Штамп «ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ ...» ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых изделиях, а также на карточках учета [из В.4 ГОСТ 2.501–2013]

В.7 Штамп «ИНВ. № ..., ЭКЗ. № ..., ... г.» ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других организаций.

Допускается также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников [из В.7 ГОСТ 2.501–2013]

В.8 Штампы «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» и «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий. Штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним [из В.8 ГОСТ 2.501–2013]

В.9 Штампы «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» и «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА» ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов, выдаваемых для текущей работы подразделению, выпускающему подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве [из В.9 ГОСТ 2.501–2013]

Приложение Г (рекомендуемое) - Складывание чертежей ГОСТ 2.501-2013

Г.4 Устанавливают следующие виды складывания:

Таблица Г.1 — Складывание в папки

- Складывание в папки

Окончание таблицы Г.1

- Складывание в папки (окончание)

Таблица Г.2 — Складывание для непосредственного брошюрования

- Складывание для непосредственного брошюрования

Окончание таблицы Г.2

- Складывание для непосредственного брошюрования (окончание)

[из Г.4 ГОСТ 2.501–2013]