3.1.1 и 3.1.2 В архивные копии изменения не вносят. Архивные и контрольные копии на бумажном носителе абонентам не выдают и хранят их отдельно от других копий [из к 3.1.1 и 3.1.2 ГОСТ 2.501–2013]
3.1.4 Содержательная часть электронной копии может быть получена методом сканирования или цифровым фотографированием бумажного подлинника [из к 3.1.4 ГОСТ 2.501–2013]
4.6 При смешанном документообороте для учета и хранения в службу технической документации передают как электронные, так и бумажные КД и ТД. Окончательное установление комплектности проверяют не только по спецификациям, где в графе «Примечание» для электронных КД (ТД) указывают идентификатор файла(ов), но и по ведомости КД (ТД) (ГОСТ 2.106).
Примечание — Документооборот — это движение документов с момента начала их создания или получения до их уничтожения.
[из к 4.6 ГОСТ 2.501–2013]
4.7 Под регистрацией документа понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления, получения или принятия на хранение [из к 4.7 ГОСТ 2.501–2013]
4.10 При ручной регистрации имя файла(ов) указывают в инвентарной книге в графе «Примечание». При автоматизированной регистрации имя файла(ов) заносят в соответствующий реквизит (поле данных) автоматизированной системы [из к 4.10 ГОСТ 2.501–2013]
4.13 Преобразование бумажного подлинника в его электронную копию (электронная копия бумажного подлинника) осуществляют с целью ее размещения в автоматизированной системе управления документами для санкционированного доступа к ней всем заинтересованным лицам. Подлинность этой копии удостоверяют электронной цифровой подписью лица, изготовившего копию.
С подлинников электронных КД и ТД изготавливают бумажные копии с целью обеспечения производства (рабочие копии). Бумажная копия электронного КД (ТД) должна иметь указание на имя файла электронного конструкторского (технологического) документа, с которого была изготовлена бумажная копия, версию этого документа и подпись лица, изготовившего копию.
Изготовленные копии должны быть учтены в карточках учета документов [из к 4.13 ГОСТ 2.501–2013]
4.14 Для обеспечения восстановления баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует выполнять резервное копирование.
Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация [из к 4.14 ГОСТ 2.501–2013]
6.3 Рекомендуется хранить архивные копии на неперезаписываемом электронном носителе [из к 6.3 ГОСТ 2.501–2013]
