7.1 Копии документов, поступивших от других организаций, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждой организации, которой они были изданы, или отдельно по каждому изделию.
Допускается копии хранить россыпью (полистно), сложенными на формат А4 или АЗ [из 7.1 ГОСТ 2.501–2013]
7.2 В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы [из 7.2 ГОСТ 2.501–2013]
7.3 Регистрацию (учет) копий документов других организаций осуществляют в соответствии с требованиями 4.8 и 4.9. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.
Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.
На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4 [из 7.3 ГОСТ 2.501–2013]
7.4 Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б, 2в (см. приложение Б) [из 7.4 ГОСТ 2.501–2013]
7.5 Копии других организаций хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду организации [из 7.5 ГОСТ 2.501–2013]
7.6 В случае прекращения применяемости учтенных копий организация ставит в известность организацию–держателя подлинников для снятия их с учета [из 7.6 ГОСТ 2.501–2013]