6.1 Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и должны иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т. п.
При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами [из 6.1 ГОСТ 2.501–2013]
6.2 Организации могут хранить следующие копии КД и ТД: архивные, контрольные и рабочие [из 6.2 ГОСТ 2.501–2013]
6.3 Наличие архивных копий отражают в карточках учета (см. форму 2, приложение Б).
Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.
Архивная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.
Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий бумажных документов [из 6.3 ГОСТ 2.501–2013]
6.4 Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.
На лицевой стороне каждого листа бумажной контрольной копии на видном месте ставят штамп «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе) [из 6.4 ГОСТ 2.501–2013]
6.5 Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдачи–приемки) устанавливает организация [из 6.5 ГОСТ 2.501–2013]
6.6 Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.
При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г).
Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или А3 в соответствии с таблицей Г.1 (см. приложение Г), а для брошюрования — в соответствии с таблицей Г.2 (см. приложение Г) [из 6.6 ГОСТ 2.501–2013]
6.7 Копии бумажных КД на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.
Копии укладывают в следующей последовательности:
- спецификация изделия;
- документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);
- спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;
- чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).
Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации) [из 6.7 ГОСТ 2.501–2013]
6.8 Комплект копий ТД укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все ТД, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.
При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать ТД по отдельным методам обработки и сборки изделия [из 6.8 ГОСТ 2.501–2013]
6.9 В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4 [из 6.9 ГОСТ 2.501–2013]
6.10 При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома) [из 6.10 ГОСТ 2.501–2013]
6.11 Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют в последовательности их расположения все находящиеся в ней документы [из 6.11 ГОСТ 2.501–2013]
6.12 Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА», приведенный в приложении В [из 6.12 ГОСТ 2.501–2013]
6.13 На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ» [из 6.13 ГОСТ 2.501–2013]
6.14 В запросах о высылке документации от других организаций указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменении или нет [из 6.14 ГОСТ 2.501–2013]
6.15 Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий [из 6.15 ГОСТ 2.501–2013]
6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учет осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б).
Выдачу и учет возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам (см. формы 3, За, приложение 3).
Примечание — В карточке учета документов указывают:
- в графе «Вид документа» (см. форму 2) — вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;
- в графе «Разовые выдачи» (см. форму 2а) — абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».
[из 6.16 ГОСТ 2.501–2013]
