4.14 Подлинники электронных КД (ТД) и копии электронных КД (ТД) других организаций хранят в автоматизированных системах управления документами и (или) на отдельных электронных носителях. Автоматизированные системы управления документами должны обеспечивать выполнение требования настоящего стандарта.

Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию [из 4.14 ГОСТ 2.501–2013]

4.2 Учет документов и их хранение, а также учет организаций, в которые направляют документы, — это часть системы обращения документации в организации.

Учету подлежат:

• все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;
• абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
• абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
• движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);
• все виды извещений об изменении документов (учет извещений — по ГОСТ 2.503).

Примечание — Учет абонентов выполняют по формам 3 и За (см. приложение Б).

[из 4.2 ГОСТ 2.501–2013]

4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051 [из 4.4 ГОСТ 2.501–2013]

4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:

• комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
• комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
• наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается.

[из 4.6 ГОСТ 2.501–2013]