Из ГОСТ 2.501-2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.501–2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения. Unified system for design documentation. Registration and storage rules. УДК 65.012:002:006.354 МКС 01.100 Т52 ОКСТУ 0002. Редакция от 06.02.2024.

4.9 ГОСТ 2.501-2013

4.9 При регистрации документа рекомендуется указывать следующую основную информацию, приведенную в таблице 1.

Таблица 1

Наименование информации

Пояснение

Примечание

Организация

Организация (или ее код), осуществляющая учет и хранение документов

Информацию об организации следует записывать в соответствии с указанной в регистрируемом документе

Подразделение

Подразделение, выпустившее документ

Обозначение документа

Обозначение документа и код, если его код определен ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602, ГОСТ 2.701, ГОСТ 3.1102

Допускается указывать код документа, установленный стандартом организации

Наименование документа

Наименование документа, если его код определен ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.601, ГОСТ 2.602, ГОСТ 2.701, ГОСТ 3.1102

Допускается указывать наименование документа, установленное стандартом организации

Наименование документа в зависимости от характера использования

Подлинник, дубликат или копия. Допускается указывать порядковый номер в соответствии с ГОСТ 2.102 (таблица 2, графа 1)

Формат

Обозначение формата листа — по ГОСТ 2.301

Организация, в которой находится подлинник

Сокращенное наименование организации, в которой хранится подлинник

Регистрационный номер

Инвентарный номер документа

Дата поступления

Дата приема документа на хранение

Количество листов

Количество листов в документе

Подпись

Подпись о приемке документа

Подпись лица, принявшего документ

Имя файла(ов) электронного конструкторского (технологического) документа

При указании имени файла указывают его тип (txt, doc, pdf, xml, sgm, tif, jpg, prt, asm и Т. n.)

Например, в форме 1 информацию рекомендуется указывать в графе «Примечание», в форме 2 — в резервной графе («Резерв») и т. д.

[из 4.9 ГОСТ 2.501–2013]

    5.1 ГОСТ 2.501-2013

    5.1 Подлинники бумажных КД следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации–разработчика.

    Допускается хранить подлинники без учета форматов.

    Требования к хранению подлинников согласно 4.14 [из 5.1 ГОСТ 2.501–2013]

      5.2 ГОСТ 2.501-2013

      5.2 Подлинники ТД следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201 в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения.

      Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений КД, указанных в основной надписи технологических документов [из 5.2 ГОСТ 2.501–2013]

        5.3 ГОСТ 2.501-2013

        5.3 Подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат А1, следует хранить в развернутом виде.

        Подлинники, выполненные на листах не менее формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде [из 5.3 ГОСТ 2.501–2013]

          5.4 ГОСТ 2.501-2013

          5.4 Подлинники аннулированных и замененных бумажных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников, и их допускается складывать на форматы А4 и АЗ в соответствии с приложением Г [из 5.4 ГОСТ 2.501–2013]

            6.1 ГОСТ 2.501-2013

            6.1 Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и должны иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т. п.

            При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами [из 6.1 ГОСТ 2.501–2013]

              6.10 ГОСТ 2.501-2013

              6.10 При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома) [из 6.10 ГОСТ 2.501–2013]

                Страницы

                Подписка на Из ГОСТ 2.501-2013 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения