6.12 Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА», приведенный в приложении В [из 6.12 ГОСТ 2.501–2013]

6.14 В запросах о высылке документации от других организаций указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменении или нет [из 6.14 ГОСТ 2.501–2013]

6.16 Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам осуществляют вручную или автоматизированным способом. Учет осуществляют по карточкам учета документов (см. формы 2, 2а, приложение Б).

Выдачу и учет возврата бумажных копий внутренним абонентам осуществляют по абонентским карточкам (см. формы 3, За, приложение 3).

Примечание — В карточке учета документов указывают:

• в графе «Вид документа» (см. форму 2) — вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;
• в графе «Разовые выдачи» (см. форму 2а) — абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».

[из 6.16 ГОСТ 2.501–2013]

6.3 Наличие архивных копий отражают в карточках учета (см. форму 2, приложение Б).

Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.

Архивная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.

Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий бумажных документов [из 6.3 ГОСТ 2.501–2013]