Документ может существовать в виде материального объекта или процесса, выступающего в роли посредника информационного взаимодействия.
Деление документов на аналоговые, дискретные, электронные обусловлено используемыми технологиями. Различие между ними есть различие в среде существования, а значит, в форме их существования и представления. При этом один и тот же документ независимо от формы отражает одни и те же социальные отношения и выполняет одни и те же социальные функции.
Примечание — В некоторых случаях требования к документу ограничивают возможные формы существования документа. Например, денежная купюра может существовать только в бумажной форме (аналоговый документ) и в единственном экземпляре.
Данные должны быть интерпретируемыми. При этом правила интерпретации являются не внутренним свойством данных, а задаются внешним образом (социальной средой). Например, одни и те же данные могут быть интерпретированы и как двоичное число, и как код символа. Подробнее этот вопрос рассмотрен в разделах 6, Б.4 и Б.5.
Существенным свойством данных в цифровой среде является их дискретность, а основным видом представления данных — двоичные цифры. Все другие способы воспроизведения являются способами интерпретации двоичных цифр, установленными внешним образом (социальной средой). Подробнее этот вопрос рассмотрен в разделах 6, Б.4 и Б.5.
Аналоговый документ является объектом аналоговой среды. Например, традиционный текстовый бумажный документ относится к аналоговым документам. Понятие АнД включает в себя все традиционные формы представления документов на аналоговых носителях: бумаге, фото— и кинопленке и т. п. Аналоговая форма представления может быть преобразована в дискретную с помощью оцифровки (термин 7.2.8).
Понятие «электронный документ» относится к обработке данных с использованием ИТ. Характерной особенностью ИТ является преобразование обрабатываемых данных из одной формы представления (реализации, термин 4.3.1) в другую и, возможно, одновременное существование нескольких эквивалентных представлений одних и тех же данных. Основным методом обработки данных в ИТ является цифровая обработка. ЭлД в цифровой форме является дискретным документом.
Взаимосвязи между реализациями ЭлД определяются законами среды существования и подробнее рассмотрены в подразделе 4.3 и разделах Б.З, Б.9 [из Б.2 Подраздел 4.2 ГОСТ Р 52292—2004]
