На различных фазах обработки документ приобретает различные статусы (см. далее). Статус должен быть указан при распечатке документа или альтернативной функции системы:

• статус «в процессе подготовки» означает, что документ существует, но официально еще не выпущен для рабочего использования;
• статус «в процессе рассмотрения» означает, что документ подготовлен и подлежит рассмотрению, визированию, проверке и утверждению;
• статус «утвержден» означает, что документ готов для выпуска, но официально еще не выпущен для использования по назначению;
• статус «выпущен» означает, что документ подготовлен, рассмотрен, проверен и утвержден. Документ может использоваться по назначению;
• статус «замещен» означает, что документ все еще доступен, но уже заменен (замещен) другим документом;
• статус «удален» означает, что документ уже недоступен как активный документ.

Рисунок 3 иллюстрирует процессы движения документа и приобретения им различных статусов в течение жизненного цикла. Кроме статусов, определенных выше, может иметь место локальный пошаговый процесс более низкого уровня приведенный далее.

Рисунок 3 - Статусы жизненного цикла документа

[из 6 Статус жизненного цикла документа ГОСТ Р ИСО 11442-2014]