Из ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией

ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией. Technical product documentation. Document management. УДК 005.92:006.354 ОКС 01.110; 35.240.10. Редакция от 02.04.2022.

2 Нормативные ссылки ГОСТ Р ИСО 11442-2014

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты, которые необходимо учитывать при использовании настоящего стандарта. В случае ссылок на документы, у которых указана дата утверждения, необходимо пользоваться только указанной редакцией. В том случае, когда дата утверждения не приведена, следует пользоваться последней редакцией ссылочных документов, включая любые поправки и изменения к ним:

  • ИСО 10209 Техническая документация на продукцию. Словарь. Термины, относящиеся к техническим чертежам, определение продукции и связанная с этим документация (ISO 10209-1 Technical product documentation - Vocabulary - Terms relating to technical drawings, product definition and related documentation)
  • ИСО 16016 Техническая документация на продукцию. Защитные уведомления, ограничивающие использование документов и продуктов (ISO 16016 Technical product documentation. Protection notices for restricting the use of documents and products)

[из 2 Нормативные ссылки ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

3 Термины и определения ГОСТ Р ИСО 11442-2014

В настоящем стандарте используются термины и определения, приведенные в ИСО 10209-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

4 Оригинальные и воспроизведенные документы ГОСТ Р ИСО 11442-2014

4.2 Оригинальный документ ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Оригинальный документ (документ первоисточник) не имеет идентифицированного документального источника. Отдельный оригинальный документ или система ассоциированных оригинальных документов формируют техническое определение (описание) продукции. Оригинальный документ создает основу, в которую вносятся изменения в течение всего срока службы продукции.

Каждый утвержденный оригинальный документ хранят в архиве оригиналов (электронном хранилище). Доступ к данному архиву регулируют путем проведения специальных процедур «входной/выходной учет (регистрация)». Оригинальный документ в электронной форме хранится в идентифицированном формате на специальном носителе информации (например, магнитном или оптическом). Если документы оформляют вручную, то носителем представительных данных (рисунок, текст) может быть удобный для воспроизведения носитель, например, бумага или пленка. Любой пересмотр должен быть произведен в строгом соответствии с оригинальным документом.

Если предпочтительный файловый формат больше не поддерживается (например, векторный формат), то оригинальный статус передается файловому формату длительного использования (например, растровому формату). Как правило, при этом часть информации утрачивается (см. 4.5). Переход в другой файловый формат может также зависеть от используемых корпоративных процедур [из 4.2 Оригинальный документ ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

4.3 Подписанный документ ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Оригинальный документ требует выполнения обычных процедур утверждения. Некоторые документы утверждает заказчик или официальный орган. Подписанный документ может требовать дополнительного утверждения. Обычно его оформляют на бумаге. Он является копией оригинального документа. Данный документ не может быть изменен без дополнительного утверждения с постановкой подписи и печати [из 4.3 Подписанный документ ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

4.4 Рабочая копия ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Рабочую копию документа используют для просмотра, внесения изменений, изготовления печатных копий (печатных репродукций). В электронной форме - это растровый документ для экранного просмотра или перфокарта с микрофильмом, изготовленная тем или иным способом [из 4.4 Рабочая копия ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

4.5 Архивная копия документа ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Для документации, представленной в электронной форме, репродукция документа (см. 4.6) необходима для обеспечения его длительного хранения. Репродукция сохраняется в проверенном нейтральном формате. Формат архивной копии документа должен быть легко интерпретируемым и воспроизводимым для определенного периода времени (он может зависеть от срока службы продукции). Представление продукции должно быть открытым и независимым от перспективных версий используемых электронных средств и программного обеспечения.

Примечание - Типовые форматы цифровой архивной копии документа: TIFF (растровый), SGML, XML и STEP [из 4.5 Архивная копия документа ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

4.6 Репродукция документа, точность воспроизведения репродукции ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Репродукция документа - это точная (почти точная) копия оригинального документа. Репродукция может утрачивать часть информации по сравнению с источником. Степень точности воспроизведения информации классифицируют с учетом возможности репродукции документа передавать информацию, содержащуюся в оригинальном документе.

Значения степени точности воспроизведения репродукции классифицируют следующим образом:

  • клонированное воспроизведение (точная копия);
  • эквивалентное воспроизведение (с некоторой потерей информации для целевого эквивалента);
  • существенное воспроизведение (некоторые свойства оригинала могут быть утрачены, например, цвет).

[из 4.6 Репродукция документа, точность воспроизведения репродукции ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

5 Фазы работы с проектной документацией ГОСТ Р ИСО 11442-2014

5.1 Общие положения ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Следующие положения указывает, на какой стадии проектного цикла должны разрабатываться рассматриваемые документы. Все этапы процесса разработки продукции могут быть поделены на анализ, концептуальное проектирование, эскизный проект и технический проект (см. рисунок 1).

Как правило, техническое задание представляет собой спецификацию общих требований, частных требований и корпоративных требований.

Проектные спецификации рассматриваются как база для последующих разработок. Данные спецификации могут содержать возможные функциональные решения и (или) представления формы. Они составляют основу для оценки одного или нескольких рассматриваемых предложений. Результатом данной оценки и является базовая проектная документация.

На этапе технического проекта документы готовятся к использованию по назначению и формализуются в соответствии с установленными правилами управления документами.

- Этапы процесса разработки продукции

Analysis

Анализ

Conceptual design

Концептуальное проектирование

Basic design

Эскизное проектирование

Detailed design

Техническое проектирование

In service / Disposal

В работе/утилизации

Rules for document revision (See Clause 7)

Правила пересмотра документации (см. раздел 7)

Market requirements

Рыночные требования

Authority requirements

Официальные требования

Company requirements

Корпоративные требования

Specification of requirements

Спецификация требований

Functional solutions

Функциональные решения

Shape representations

Презентация формы

Proposal n

Предложение №

EVALUATION

Оценка

Basic documentation for design

Базовая документация для проектирования

Geometric models, assembly drawings, item lists, specifications, calculations, diagrams, etc.

Геометрические модели, сборочные чертежи, перечни, спецификации, расчеты, диаграммы и т.д.

Рисунок 1 - Этапы процесса разработки продукции

[из 5.1 Общие положения ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

5.2 Разработка технической документации на продукцию ГОСТ Р ИСО 11442-2014

На различных стадиях процесса разработки проектной документации данные хранят, передают и представляют в соответствии с установленными правилами. Процесс управления документами разделен на фазы, соответствующие конкретным мероприятиям (см. рисунок 2).

Передачу данных с одной фазы на другую выполняют в соответствии с установленной процедурой, соответствующей рассматриваемому этапу. Указанные процедуры необходимо документировать.

- Фазы работ с проектной документацией

Non-network-integrated users

Интегрированные пользователи сети

Creation phase

Фаза создания

Create

Создать

Design

Спроектировать

Approval phase

Фаза утверждения

Check

Проверка

Approve

Утверждение

Release phase

Фаза выпуска

Release

Выпуск

Storage/active phase

Хранение/активная фаза

Distribute

Распределение

Store

Хранение

Lend

Сдача в аренду

Revision phase

Фаза пересмотра

Revise

Пересмотр

Network-connected users

Пользователи, соединенные в сети

Archiving phase

Фаза архивирования

Withdraw

Удаление (отмена)

Рисунок 2 - Фазы работ с проектной документацией

[из 5.2 Разработка технической документации на продукцию ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

5.3 Фаза создания ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Фаза, на которой устанавливается фактическое содержимое документа, называется «фаза создания». Существование документа на данной фазе начинается со статуса «в процессе подготовки» до инициирования статуса «в процессе рассмотрения». Документ на фазе создания находится в собственности разработчика. Следовательно, документ должен пройти предварительное рассмотрение (например, документ не может быть использован для имеющих обязательную силу соглашений).

Если в соответствии со специальными требованиями возникает необходимость использования документа на данной фазе для обязывающих соглашений (например, заказы сырьевых материалов, разработка инструментов, используемых во время выполнения закупок), то следует четко указать пределы использования документа по назначению.

Любое использование документа должен проверять разработчик [из 5.3 Фаза создания ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

5.4 Фаза утверждения ГОСТ Р ИСО 11442-2014

По окончании работ по разработке документа начинается фаза его утверждения. Соответствующий статус документа - «в процессе рассмотрения». Документ с данным статусом находится в собственности разработчика. Требования на данной фазе совпадают с требованиями фазы подготовки документа. Если документ отклоняется, то его возвращают разработчику и он переходит в статус «в процессе подготовки» перед внесением изменений.

Заключительный статус документа на фазе утверждения - «утвержден». При необходимости статус указывается в отдельном документе. В других случаях документ сразу же подлежит выпуску (публикации) [из 5.4 Фаза утверждения ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

5.5 Фаза выпуска ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Выпуск документа - это вид деятельности, не нуждающийся в утверждении. Для координации опубликованных документов и прочих мероприятий в рамках проекта можно использовать тайминг.

Документ можно выпустить, если он проверен и утвержден в соответствии с внутренними процедурами управляющей организации. Данное управление отвечает за содержание документа в организации, являющейся официальным собственником проекта.

Выпущенный документ официально действителен, имеет статус «выпущенный» и может быть использован по назначению. В локальной рабочей среде могут существовать свои соглашения об именовании данного статуса. Названия статуса должны иметь четкое определение [из 5.5 Фаза выпуска ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

5.6 Хранение/активная фаза ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Хранение/активная фаза - сохранение выпущенного документа с целью обеспечения доступа авторизованным пользователям для его чтения и копирования.

Нормальная форма распространения - допустимость документа для пользователя внутри системы по предназначению. Инструменты прикрепления к электронной почте и альтернативные медиа-средства (перфокарты с микрофильмами, распечатки, ленты, дискеты, компакт-диски и т.д.) также могут распространяться между пользователями, не зарегистрированными в Интернете (не интегрированными в сеть).

Распространение проводят на основе ведомости, указывающей все документы, выпущенные одновременно (они обычно относятся к одному проекту, оборудованию и т. д.) [из 5.6 Хранение/активная фаза ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

5.7 Фаза пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Пересмотр подразумевает, что клонированная копия сохраненного документа проверена, представлена для пересмотра и ей назначен статус «в процессе подготовки». Оригинальный документ остается действительным, доступным пользователям. При этом система генерирует предупреждение «на пересмотре» в соответствии с ожидаемой новой версией. Далее пользователь самостоятельно принимает решение о проверке с помощью соответствующего устройства, использовании существующей версии или ожидании новой версии документа (см. рисунок 3).

Измененная копия имеет новый индекс пересмотра. Инициируется статус «в процессе подготовки» до наступления фазы утверждения. Когда пересмотр утвержден и процедура выпуска завершена, документ передают на хранение (переходит в активную фазу).

Когда документ выпущен и распространен для последующего использования, вносят новые формальные правила и процедуры, описывающие порядок внесения изменений. Правила пересмотра приведены в разделе 7 [из 5.7 Фаза пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

5.8 Фаза архивирования ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Фаза архивирования инициируют при переносе документа из хранилища активных документов в архив для подготовки архивной копии документа. При этом время доступа к документу существенно увеличивается. Кроме нового документа в архиве имеются:

  • предшествующие версии активного документа;
  • замененные/замещенные документы;
  • удаленные документы;
  • документы на устаревшую продукцию.

[из 5.8 Фаза архивирования ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

6 Статус жизненного цикла документа ГОСТ Р ИСО 11442-2014

На различных фазах обработки документ приобретает различные статусы (см. далее). Статус должен быть указан при распечатке документа или альтернативной функции системы:

  • статус «в процессе подготовки» означает, что документ существует, но официально еще не выпущен для рабочего использования;
  • статус «в процессе рассмотрения» означает, что документ подготовлен и подлежит рассмотрению, визированию, проверке и утверждению;
  • статус «утвержден» означает, что документ готов для выпуска, но официально еще не выпущен для использования по назначению;
  • статус «выпущен» означает, что документ подготовлен, рассмотрен, проверен и утвержден. Документ может использоваться по назначению;
  • статус «замещен» означает, что документ все еще доступен, но уже заменен (замещен) другим документом;
  • статус «удален» означает, что документ уже недоступен как активный документ.

Рисунок 3 иллюстрирует процессы движения документа и приобретения им различных статусов в течение жизненного цикла. Кроме статусов, определенных выше, может иметь место локальный пошаговый процесс более низкого уровня приведенный далее.

- Статусы жизненного цикла документа

In preparation

Подготовка

First Issue

Первая публикация

In review

На рассмотрении

First issue

Первая публикация

Approved

Утвержден

First Issue

Первая публикация

Released

Выпущен

First Issue

Первая публикация

In preparation

Подготовка

Second Issue

Вторая публикация

Released

Выпущен

First Issue

Первая публикация

Flag: Under revision

Флажок: на пересмотре

In review

На рассмотрении

Second issue

Вторая публикация

Approved

Утвержден

Second Issue

Вторая публикация

Released

Выпущен

Second Issue

Вторая публикация

In preparation

Подготовка

Third Issue

Третья публикация

Released

Выпущен

Second Issue

Вторая публикация

Flag: Under revision

Флажок: на пересмотре

Released

Выпущен

First Issue

Первая публикация

Flag: Not latest revision

Флажок:: не окончательный пересмотр

Approved

Утвержден

Third Issue

Третья публикация

Released

Выпущен

Third Issue

Третья публикация

Released

Выпущен

Second Issue

Вторая публикация

Flag: Not latest revision

Флажок:: не окончательный пересмотр

(etc. for repeated revisions)

(и т.д. для последующих пересмотров)

Replaced/superseded or withdrawn

Заменен/замещен или удален

Рисунок 3 - Статусы жизненного цикла документа

[из 6 Статус жизненного цикла документа ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

7 Правила пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Существует необходимость различать типы пересмотра документа в зависимости от мероприятий данного пересмотра и рассматриваемого периода жизненного цикла документа.

Могут быть применены различные правила пересмотра в зависимости от типа документа, его предмета, юридических особенностей, степени его продвинутости в процессе разработки продукции (см. приложение А).

Процедура пересмотра совершенствуется и поддерживается. Определяются четкие правила пересмотра, а также порядок их практической реализации [из 7 Правила пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

8 Защита информации ГОСТ Р ИСО 11442-2014

8.1 Общие положения ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Разработаны специальные процедуры, определяющие уровни доступа пользователей к информации. Кроме того, существуют особые требования к определению разрешительной процедуры, соответствующей целям доступа, свойствам рабочей среды и порядку ее формирования.

Данные процедуры обслуживают как операции отдельного пользователя, так и системные функции [из 8.1 Общие положения ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

8.2 Авторизация ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Необходима разработка процедур, определяющих авторизацию операций создания/проектирования, чтения/копирования, проверки/утверждения, пересмотра содержания документа, передачи документа в архив (см. таблицу 1).

Таблица 1 - Примеры обеспечения доступа к документам, имеющим различный статус жизненного цикла

Жизненный цикл документа

Пользователь организации-разработчика

Типичный пользователь, действующий по согласованным правилам

По особому запросу

В процессе подготовки

X

В процессе рассмотрения

X

Утвержден

X

Выпущен

X

Заменен

X

Удален

X

В электронных системах идентификация и авторизация пользователей производится традиционными способами (например, с помощью идентификатора пользователя, пароля, электронной идентификационной карты и т.д.) [из 8.2 Авторизация ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

Приложение А (справочное) - Типовые правила пересмотра документа ГОСТ Р ИСО 11442-2014

А.1 Упрощенные правила пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Упрощенные правила пересмотра применяются, главным образом, к разработчику документа в связи с вносимыми проектными изменениями. Они инициируют проведение дополнительных параллельных (последующих) мероприятий в случае:

  • изменений предварительных условий проекта;
  • возникновения новых задач вследствие неправильного распределения функций, недостаточного рабочего пространства, плохого качества;
  • желания изготовителя изменить проект в соответствии с имеющимся технологическим процессом;
  • упрощения продукции с целью уменьшения материальных затрат.

Информация о пересмотре может содержать описание самих технических изменений, а также оценку соответствующих затрат [из А.1 Упрощенные правила пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

А.2 Формальные правила пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442-2014

На последних стадиях разработки продукции проектная документация может широко распространяться и обсуждаться. Оценка документации требует создания формальных правил пересмотра. Существуют пересмотры двух типов:

  • внесение технических изменений с целью обеспечения взаимозаменяемости новых и старых версий. При этом форма, степень соответствия и функции не изменяются, и сохраняется идентификационный номер;
  • внесение технических изменений, исключающих взаимозаменяемость новых и старых версий. При этом форма, степень соответствия и функции изменяются, так же как и идентификационный номер.

В период хранения/активной фазы также проводят пересмотр документа. Осуществляют публикацию документа, выпускают уведомления о пересмотре, которое:

  • обосновывает значимость изменений;
  • указывает изменение позиций;
  • формулирует причину изменений (при необходимости);
  • указывает последствия вносимых изменений;
  • указывает условия обеспечения эффективности изменений рассматриваемых компонентов;
  • содержит прочую информацию об изменениях, вносимых в документ.

Пересмотренная документация на продукцию передается (вместе с уведомлением о пересмотре) на фазу утверждения для проверки (утверждения) документа. Далее наступает фаза распространения документации. В рамках этой фазы документ копируют и распространяют среди подписчиков в соответствии с ведомостью подписки на публикацию [из А.2 Формальные правила пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

Приложение ДА (справочное) - Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов ссылочным национальным стандартам Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Таблица ДА. 1

Обозначение ссылочного международного стандарта

Степень соответствия

Обозначение и наименование соответствующего национального стандарта

ИСО 10209:2012

*

-

ИСО 16016:2000

*

-

* Соответствующий национальный стандарт отсутствует (в разработке). До его утверждения рекомендуется использовать перевод на русский язык данного международного стандарта. Перевод данного международного стандарта находится в Федеральном информационном фонде технических регламентов и стандартов.

[из Приложение ДА (справочное) - Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов ссылочным национальным стандартам Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

Библиография ГОСТ Р ИСО 11442-2014

[1] ИСО 9001:2008 ISO 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования Quality management systems - Requirements

[2] МЭК 82045-1 (2001) IEC 82045-1(2001) Управление документами. Часть 1. Принципы и методы. Document management. Part 1. Principles and methods

[из Библиография ГОСТ Р ИСО 11442-2014]