6.1 ИИ составляют на один или несколько документов. Одно ИИ составляют на несколько документов при условии одновременного проведения изменений во все изменяемые документы.
При составлении одного ИИ на несколько документов желательно, чтобы у этих документов были одинаковые внешние абоненты [из 6.1 ГОСТ 2.503–2013]
6.2 Каждое ИИ должно иметь обозначение.
ИИ может состоять из кода организации, отделенного точкой кода (номера) подразделения организации, выпустившей ИИ, и отделенного точкой порядкового регистрационного номера, например АБВГ.42.107; К.05.49. Регистрационные номера допускается присваивать в пределах подразделения организации, выпустившего ИИ.
В случае если ИИ не рассылают внешним абонентам, то порядок присвоения ему обозначения допускается устанавливать самой организации, выпустившей ИИ [из 6.2 ГОСТ 2.503–2013]
6.2.1 Порядковый регистрационный номер обозначения ИИ устанавливают в пределах организации [из 6.2.1 ГОСТ 2.503–2013]
6.2.2 Допускается к обозначению ИИ добавлять год выпуска ИИ, отделенный знаком дефис, например, АБВГ.16–2004; К.137–2004.
Допускается для бумажных документов указывать год двумя последними цифрами [из 6.2.2 ГОСТ 2.503–2013]
6.3 Извещения об изменении, при необходимости, оформляют в виде комплекта извещений. При этом для всех выпускаемых в комплекте ИИ должен быть одинаковый срок внесения изменений.
Каждому ИИ в комплекте присваивают один регистрационный номер с добавлением дробного числа, в числителе которого указывают порядковый номер ИИ в комплекте, в знаменателе — общее число ИИ, например АБВГ.136.2/6; К.281.1/4–2004 [из 6.3 ГОСТ 2.503–2013]
6.4 ИИ выполняют на бумажном носителе в соответствии с формами 1 и 1а (см. приложение Б) или как электронный документ в соответствии с ГОСТ 2.051 [из 6.4 ГОСТ 2.503–2013]
6.5 ИИ состоит из следующих блоков информации:
- блок содержательной части:
- содержание изменения (18);
- приложение(я) к ИИ (при наличии) (16);
- блок адресной (поисковой) информации:
- наименование или код организации, выпустившей ИИ (1);
- наименование подразделения, выпустившее ИИ (1а);
- обозначение изменяемого документа (3);
- дата выпуска ИИ (4);
- блок внесения изменения:
- блок дополнительной информации:
- блок вспомогательной информации:
- причина изменения (10);
- код причины изменения (11);
- порядковый номер листа ИИ (только для ИИ на бумажном носителе) (8);
- всего листов в ИИ (только для ИИ на бумажном носителе) (9);
- блоку частников подготовки и согласования ИИ:
- В круглых скобках указаны номера граф ИИ на бумажном носителе.
- Правила указания информации в соответствии с приложениями Б–Ж.
[из 6.5 ГОСТ 2.503–2013]
6.6 Ошибочно выпущенное ИИ должно отменяться новым ИИ [из 6.6 ГОСТ 2.503–2013]
