Приложение Л (рекомендуемое) - Учет извещений об изменении, дополнительных извещений об изменении, предварительных извещений об изменении, дополнительных предварительных извещений об изменении и предложений об изменении ГОСТ 2.503-2013

Л.1 Все оформленные ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР с приложениями, при их наличии, передают в СТД организации.

Одновременно в СТД передают подлинники, выпущенные в связи с заменой или добавлением листов изменяемых документов, а также вновь введенные или замененные подлинники [из Л.1 ГОСТ 2.503–2013]

Л.2 При приемке подлинников ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР проверяют:

[из Л.2 ГОСТ 2.503–2013]

Л.3 Все ИИ, ПИ и ПР, выпускаемые в данной организации, подлежат регистрации в книге регистрации извещений об изменении, предварительных извещений и предложений об изменении (книге регистрации), при этом на всех листах ИИ, ПИ и ПР и приложениях к ним проставляют обозначение по книге регистрации. В проектах подлинников документов, прикладываемых к ПР в соответствии с И.4 (см. приложение И), обозначение ПР не проставляют [из Л.3 ГОСТ 2.503–2013]

Л.6 Ведение книги регистрации ГОСТ 2.503-2013

Л.6.5 В книге регистрации указывают:

  • в графе «Дата» — дату поступления ИИ, ПИ или ПР в СТД организации;
  • в графе «Кем выпущен»: для ИИ, ПИ и ПР данной организации — код (номер) или краткое наименование подразделения, выпустившего их; для ИИ и ПИ других организаций — номер или краткое наименование подразделения, ответственного в данной организации за изготовление и учет изделий;
  • в графе «Сдано в СТД» — подпись сотрудника СТД, принявшего ИИ, ПИ и ПР и дату их получения;
  • в графе «Примечание» — различные отметки; например: для срочного ИИ — время принятия ИИ в СТД, для ПИ — ссылку на обозначение ИИ, которым погашено ПИ, и т. д. В данной графе для ИИ и ПИ указывают, что оно действует соответственно с ДИ и ДПИ;
  • графы «Номер изменения», «Код изменения» и «Срок изменения» заполняют так же, как соответствующие графы ИИ;
  • остальные графы заполняют в соответствии с их наименованиями.

[из Л.6.5 ГОСТ 2.503–2013]

Л.7 Лист учета извещения и предварительного извещения ГОСТ 2.503-2013

Л.7.1 Лист учета извещения и предварительного извещения (лист учета) предназначается для учета рассылки копий ИИ или ПИ внешним абонентам документов, изменяемым по данным ИИ или ПИ, и подразделениям данной организации, а также для учета проведения изменений по ИИ или ПИ в данной организации [из Л.7.1 ГОСТ 2.503–2013]

Л.7.3 В листе учета указывают:

Подпись сотрудника СТД, заполнившего данные графы, заголовок листа учета и дату заполнения указывают ниже сделанных записей;

– в графе «–– Выдано» — подпись сотрудника подразделения, получившего

Предв. изв.

ИИ или ПИ, или сотрудника СТД, составившего опись в соответствии с Л.8, и дату;

[из Л.7.3 ГОСТ 2.503–2013]

Л.8 Опись извещений и предварительных извещений (опись) ГОСТ 2.503-2013