6.1 Копии программных документов, получаемые от других предприятий и организаций, должны учитываться и храниться в бюро (группе) копий.
Документы, поступившие от других организаций, хранят скомплектованными по каждой организации и по каждой программе. Скомплектованные документы должны быть включены в опись в последовательности их расположения [из 6.1 ГОСТ 19.601—78]
6.2 Копии программных документов, полученные от других организаций, регистрируют в отдельной инвентарной книге. На каждой регистрируемой копии (комплекте) ставят отметку с указанием инвентарного номера, номера экземпляра, даты регистрации, подписи сотрудника ОТД (БТД).
Место простановки отметки определяется в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных [из 6.2 ГОСТ 19.601—78]
6.3 Копии программных документов должны быть учтены в карточках учета в соответствии с ГОСТ 2.501—88. В графе «Обозначение» указывают вид носителя данных.
Карточки учета составляют на каждый документ [из 6.3 ГОСТ 19.601—78]
6.4 Копии документов других организаций хранят в порядке возрастания инвентарных номеров или обозначений по каждому различительному индексу [из 6.4 ГОСТ 19.601—78]
6.5 В случае износа или утери копий документов, держателем подлинников или дубликатов которых являются другие предприятия, ОТД (БТД) обязан запросить новые копии и выслать акты о списании или утере старых.
В случае прекращения применяемости учтенных копий в данной организации держатель подлинников ставится в известность для снятия их с учета [из 6.5 ГОСТ 19.601—78]
