ГОСТ 19.601—78 Единая система программной документации. Общие правила дублирования, учета и хранения. Unified system for program documentation. General rules for duplication, registration and storage. УДК 651.5:006.354 Группа T55 MКС 35.080. Редакция от 08.11.2023.
Настоящий стандарт устанавливает общие правила дублирования, обращения, учета и хранения программных документов, предусмотренных стандартами Единой системы программной документации (ЕСПД), независимо от способа их выполнения [из ГОСТ 19.601—78 Единая система программной документации. Общие правила дублирования, учета и хранения]
1 Общие требования ГОСТ 19.601-78
1.1 Все имеющиеся на предприятии подлинники, дубликаты и копии программных документов, кроме документа «Техническое задание», подлежат учету и хранению в специальных бюро (группах) в отделе технической документации (ОТД) или бюро технической документации (БТД), организуемых на предприятии в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501—88 [из 1.1 ГОСТ 19.601—78]
1.2 Условия хранения должны обеспечивать сохранность программной документации и пригодность ее для тиражирования [из 1.2 ГОСТ 19.601—78]
1.3 В случае утери или порчи программного документа в ОТД или БТД составляют соответствующий акт о списании по форме, соответствующей требованиям ГОСТ 2.501—88.
В графе «Наименование», кроме наименования программного документа, должен быть указан вид носителя данных, на котором выполнен программный документ, с указанием количества носителя данных [из 1.3 ГОСТ 19.601—78]
2 Учет и хранение подлинников ГОСТ 19.601-78
2.1 Подлинники программных документов должны храниться в ОТД (БТД) предприятия–держателя подлинников [из 2.1 ГОСТ 19.601—78]
2.2 Подлинники, принимаемые на хранение, должны соответствовать общим требованиям к программным документам и стандартам ЕСПД на программные документы, выполненные на различных носителях данных [из 2.2 ГОСТ 19.601—78]
2.3 При приеме подлинников служба ОТД (БТД) проверяет:
- комплектность подлинников в соответствии со спецификацией;
- пригодность к хранению и многократному снятию дубликатов, копий;
- наличие установленных подписей и дат.
[из 2.3 ГОСТ 19.601—78]
2.4 Подлинники программной документации следует сдавать в ОТД (БТД) через службу нормоконтроля [из 2.4 ГОСТ 19.601—78]
2.5 Подлинники, принятые на хранение, регистрируются в инвентарной книге подлинников по форме, приведенной в ГОСТ 2.501—88. При этом в графе «Примечание» должны указываться виды носителей данных, на которых представлены подлинники [из 2.5 ГОСТ 19.601—78]
2.6 Одновременно с регистрацией подлинников в инвентарной книге проставляют и (или) заполняют штамп для учета, который располагают на поле для подшивки листа утверждения или титульного листа в левом нижнем углу. Образец штампа приведен на чертеже.
[из 2.6 ГОСТ 19.601—78]
2.7 Подлиннику присваивают один инвентарный номер [из 2.7 ГОСТ 19.601—78]
2.8 На каждый подлинник, которому присвоен инвентарный номер, составляют карточку учета в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501—88. При этом в графе «Обозначение» указывают вид носителя данных [из 2.8 ГОСТ 19.601—78]
2.9 Подлинники программных документов хранят в ОТД (БТД) в порядке возрастания обозначений или обозначений по каждому различительному индексу [из 2.9 ГОСТ 19.601—78]
2.10 Подлинники программных документов выдают из бюро (группы) подлинников:
- для снятий копий и изготовления дубликатов — по наряду на изготовление копий. Форма наряда на изготовление копий должна соответствовать требованиям ГОСТ 2.301—88 (приложение 3). При этом в графе «Обозначение» указывают, помимо обозначения, вид носителя данных с указанием количества носителя данных. В графе «Всего форматов (11). Общая площадь, м2» указывается общее необходимое количество носителя данных в единицах измерения, оговоренных в соответствующих стандартах ЕСПД для программных документов, выполненных на конкретных носителях данных;
- для восстановления подлинников и внесения изменений по извещениям — по расписке или абонентской карточке согласно требованиям ГОСТ 2.501—88, приложение 3.
[из 2.10 ГОСТ 19.601—78]
2.11 Не допускается совместное хранение в ОТД (БТД) аннулированных и действующих подлинников программных документов [из 2.11 ГОСТ 19.601—78]
3 Восстановление подлинников ГОСТ 19.601-78
3.1 Подлинники программных документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены, если это необходимо [из 3.1 ГОСТ 19.601—78]
3.2 Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника, который должен соответствовать требованиям ГОСТ 2.501—88 (приложение 3), где в графе «Обозначение», помимо наименования документа, указывают вид носителя данных, на котором выполнен программный документ [из 3.2 ГОСТ 19.601—78]
3.3 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.
В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления. Восстановление подлинника оформляют без выпуска извещения об изменении [из 3.3 ГОСТ 19.601—78]
3.4 По техническому содержанию восстановленный подлинник программного документа должен представлять точную копию восстанавливаемого подлинника [из 3.4 ГОСТ 19.601—78]
3.5 В таблицу изменений восстановленного подлинника переносят запись только о последнем изменении [из 3.5 ГОСТ 19.601—78]
3.6 Все подлинные подписи, визы и даты, имеющиеся на подлиннике (в том числе на титульном листе, листе утверждения и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике должны быть написаны чертежным шрифтом и заключены в круглые скобки.
Взамен неразборчивых подписей в круглых скобках пишется слово «Подпись». Таким же образом должны быть воспроизведены записи в графе «Подпись и дата» на поле для подшивки.
В случае изготовления восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника не воспроизводят [из 3.6 ГОСТ 19.601—78]
3.7 Восстановленные подлинники должны быть заверены ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, проставляют на листе утверждения [из 3.7 ГОСТ 19.601—78]
3.8 Восстановленный подлинник программного документа сохраняет инвентарный номер восстанавливаемого подлинника, при этом в инвентарной книге и в карточке учета документов делают отметку о восстановлении.
Ранее снятые с восстанавливаемого подлинника копии, находящиеся в бюро (группе) копий и у абонентов, заменять не обязательно [из 3.8 ГОСТ 19.601—78]
3.9 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят отметку «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № …» [из 3.9 ГОСТ 19.601—78]
3.10 На одном предприятии не должны пользоваться одновременно двумя или более подлинниками [из 3.10 ГОСТ 19.601—78]
4 Изготовление и оформление дубликатов ГОСТ 19.601-78
4.1 Дубликаты программных документов должны изготовляться только с подлинников предприятия–держателя подлинников [из 4.1 ГОСТ 19.601—78]
4.2 Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком, допускается только по согласованию с заказчиком [из 4.2 ГОСТ 19.601—78]
4.3 Дубликаты программных документов действуют на правах подлинников только для снятия с них копий [из 4.3 ГОСТ 19.601—78]
4.4 Изготовление и оформление дубликатов должно производиться в соответствии с требованиями, установленными для восстановления подлинников программных документов, выполненных на различных носителях данных [из 4.4 ГОСТ 19.601—78]
4.5 Учет, хранение и обращение дубликатов должны соответствовать правилам, установленным для подлинников программных документов [из 4.5 ГОСТ 19.601—78]
4.6 Дубликаты учитывают в инвентарной книге учета дубликатов по формам учета подлинников, приведенным в ГОСТ 2.501—88 [из 4.6 ГОСТ 19.601—78]
4.7 Дубликаты нумеруются по каждому документу отдельно. Место для отметки «ДУБЛИКАТ» определяется в соответствующих стандартах ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных. Отметку «ДУБЛИКАТ» проставляют на каждой из частей документов, выполненных на различных носителях данных [из 4.7 ГОСТ 19.601—78]
4.9 Дубликаты должны быть учтены предприятием–держателем подлинников [из 4.9 ГОСТ 19.601—78]
4.10 Не допускается восстанавливать дубликаты. Взамен пришедших в негодность дубликатов предприятие–держатель подлинников должно выслать новые дубликаты [из 4.10 ГОСТ 19.601—78]
4.11 При отсутствии надобности в дубликатах составляют акт об уничтожении дубликатов. Копию акта направляют предприятию–держателю подлинников для снятия дубликатов с учета [из 4.11 ГОСТ 19.601—78]
5 Учет, хранение и обращение копий программных документов на предприятии-разработчике ГОСТ 19.601-78
5.1 Копии программных документов, изготовленные на данном предприятии, должны поступать в бюро (группу) копий [из 5.1 ГОСТ 19.601—78]
5.2 Копии, поступившие из группы изготовления копий, должны сопровождаться нарядом на изготовление копий (форма наряда в соответствии с требованиями п. 2.10) [из 5.2 ГОСТ 19.601—78]
5.3 Сотрудник бюро (группы) копий при приеме копий обязан проверить их качество, комплектность документов в соответствии с сопроводительными документами [из 5.3 ГОСТ 19.601—78]
5.4 Копии, служащие для справок или сверки программных документов (контрольные копии), хранятся отдельно от других копий и из бюро (группы) не выдаются. В бюро (группе) рекомендуется хранить одну контрольную копию [из 5.4 ГОСТ 19.601—78]
5.5 На контрольной копии должна быть отметка «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Место простановки отметки определяют в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных [из 5.5 ГОСТ 19.601—78]
5.6 Учет выдачи и возврата копий производят по распискам, абонентским карточкам или ведомостям рассылки по формам ГОСТ 2.501—88 [из 5.6 ГОСТ 19.601—78]
5.7 Все поступившие в ОТД (БТД) копии подлежат учету в карточках учета копий по ГОСТ 2.501—88, при этом в графе «Обозначение» указывают вид носителя данных [из 5.7 ГОСТ 19.601—78]
5.8 Копии, изготовленные на предприятии, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам или дубликатам, в инвентарных книгах не регистрируют [из 5.8 ГОСТ 19.601—78]
5.9 Копии программных документов, аннулированные или замененные в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта [из 5.9 ГОСТ 19.601—78]
6 Учет, хранение и обращение копий программных документов других организаций ГОСТ 19.601-78
6.1 Копии программных документов, получаемые от других предприятий и организаций, должны учитываться и храниться в бюро (группе) копий.
Документы, поступившие от других организаций, хранят скомплектованными по каждой организации и по каждой программе. Скомплектованные документы должны быть включены в опись в последовательности их расположения [из 6.1 ГОСТ 19.601—78]
6.2 Копии программных документов, полученные от других организаций, регистрируют в отдельной инвентарной книге. На каждой регистрируемой копии (комплекте) ставят отметку с указанием инвентарного номера, номера экземпляра, даты регистрации, подписи сотрудника ОТД (БТД).
Место простановки отметки определяется в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД для программных документов, выполненных на различных носителях данных [из 6.2 ГОСТ 19.601—78]
6.3 Копии программных документов должны быть учтены в карточках учета в соответствии с ГОСТ 2.501—88. В графе «Обозначение» указывают вид носителя данных.
Карточки учета составляют на каждый документ [из 6.3 ГОСТ 19.601—78]
6.4 Копии документов других организаций хранят в порядке возрастания инвентарных номеров или обозначений по каждому различительному индексу [из 6.4 ГОСТ 19.601—78]
6.5 В случае износа или утери копий документов, держателем подлинников или дубликатов которых являются другие предприятия, ОТД (БТД) обязан запросить новые копии и выслать акты о списании или утере старых.
В случае прекращения применяемости учтенных копий в данной организации держатель подлинников ставится в известность для снятия их с учета [из 6.5 ГОСТ 19.601—78]
7 Отметки по учету и обращению программных документов ГОСТ 19.601-78
7.1 Для упорядочения учета и обращения программных документов на них должны проставляться отметки:
- «ИНВ. №.... ЭКЗ. №..., 19... г.» (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) — на копиях программных документов:
- «ПОДЛИННИК НА ПРЕДПРИЯТИИ ...» (с указанием кода предприятия, которому переданы подлинники) — на копиях программных документов, снятых с переданных подлинников;
- «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № ..., 19... г.» (с указанием порядкового номера восстановленного подлинника и даты принятия его в ОТД (БТД) — на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники;
- «АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН ... извещ. № ... от 19... г.» (с указанием номера даты выпуска извещения и подписи) — на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях программных документов, а также на карточках учета;
- «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» — на программных документах, а также на извещениях при отсутствии подлинников этих документов;
- «ЭКЗ. №...» (с указанием номера экземпляра) — на копиях программных документов;
- «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» — на контрольных экземплярах копий программных доку ментов, а также на контрольных экземплярах извещений;
- «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ» — на копиях программных документов разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов;
- «ПРИ НОВОМ ПРОЕКТИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ...» — на подлинниках, дубликатах и копиях программных документов, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых программах, а также на карточках учета на основании соответствующих извещений.
[из 7.1 ГОСТ 19.601—78]
7.2 Место размещения отметок определяется в соответствии с требованиями стандартов ЕСПД на правила учета, хранения и обращения для программных документов на различных носителях данных [из 7.2 ГОСТ 19.601—78]
8 Учет применяемости ГОСТ 19.601-78
8.1 Учет применяемости программных документов ведется по всем программам [из 8.1 ГОСТ 19.601—78]
8.2 Учет применяемости ведется на предприятии–держателе подлинников и на предприятиях–пользователях (предприятиях–держателях дубликатов) [из 8.2 ГОСТ 19.601—78]
8.3 Учет применяемости производят на основании документов (спецификаций, ведомостей эксплуатационных документов) [из 8.3 ГОСТ 19.601—78]
9 Передача программной документации ГОСТ 19.601-78
9.1 При передаче подлинников с одного предприятия на другое подлиннику, полученному вновь взамен дубликата (а на предприятии, передавшем подлинники, вновь изготовленному дубликату взамен подлинника), присваивают новый инвентарный номер и одновременно производят соответствующие отметки в карточке учета документов [из 9.1 ГОСТ 19.601—78]
9.2 Передача подлинников программных документов осуществляется ОТД (БТД) предприятия, передающим подлинники, и ОТД (БТД) предприятия, принимающим их, при участии представителей подразделений, выпустивших подлинники [из 9.2 ГОСТ 19.601—78]
