Из ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией

5.1 Общие положения ГОСТ Р ИСО 11442-2014

Следующие положения указывает, на какой стадии проектного цикла должны разрабатываться рассматриваемые документы. Все этапы процесса разработки продукции могут быть поделены на анализ, концептуальное проектирование, эскизный проект и технический проект (см. рисунок 1).

Как правило, техническое задание представляет собой спецификацию общих требований, частных требований и корпоративных требований.

Проектные спецификации рассматриваются как база для последующих разработок. Данные спецификации могут содержать возможные функциональные решения и (или) представления формы. Они составляют основу для оценки одного или нескольких рассматриваемых предложений. Результатом данной оценки и является базовая проектная документация.

На этапе технического проекта документы готовятся к использованию по назначению и формализуются в соответствии с установленными правилами управления документами.

- Этапы процесса разработки продукции

Analysis

Анализ

Conceptual design

Концептуальное проектирование

Basic design

Эскизное проектирование

Detailed design

Техническое проектирование

In service / Disposal

В работе/утилизации

Rules for document revision (See Clause 7)

Правила пересмотра документации (см. раздел 7)

Market requirements

Рыночные требования

Authority requirements

Официальные требования

Company requirements

Корпоративные требования

Specification of requirements

Спецификация требований

Functional solutions

Функциональные решения

Shape representations

Презентация формы

Proposal n

Предложение №

EVALUATION

Оценка

Basic documentation for design

Базовая документация для проектирования

Geometric models, assembly drawings, item lists, specifications, calculations, diagrams, etc.

Геометрические модели, сборочные чертежи, перечни, спецификации, расчеты, диаграммы и т.д.

Рисунок 1 — Этапы процесса разработки продукции

[из 5.1 Общие положения ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

    5.2 Разработка технической документации на продукцию ГОСТ Р ИСО 11442-2014

    На различных стадиях процесса разработки проектной документации данные хранят, передают и представляют в соответствии с установленными правилами. Процесс управления документами разделен на фазы, соответствующие конкретным мероприятиям (см. рисунок 2).

    Передачу данных с одной фазы на другую выполняют в соответствии с установленной процедурой, соответствующей рассматриваемому этапу. Указанные процедуры необходимо документировать.

    - Фазы работ с проектной документацией

    Non–network–integrated users

    Интегрированные пользователи сети

    Creation phase

    Фаза создания

    Create

    Создать

    Design

    Спроектировать

    Approval phase

    Фаза утверждения

    Check

    Проверка

    Approve

    Утверждение

    Release phase

    Фаза выпуска

    Release

    Выпуск

    Storage/active phase

    Хранение/активная фаза

    Distribute

    Распределение

    Store

    Хранение

    Lend

    Сдача в аренду

    Revision phase

    Фаза пересмотра

    Revise

    Пересмотр

    Network–connected users

    Пользователи, соединенные в сети

    Archiving phase

    Фаза архивирования

    Withdraw

    Удаление (отмена)

    Рисунок 2 — Фазы работ с проектной документацией

    [из 5.2 Разработка технической документации на продукцию ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

      5.3 Фаза создания ГОСТ Р ИСО 11442-2014

      Фаза, на которой устанавливается фактическое содержимое документа, называется «фаза создания». Существование документа на данной фазе начинается со статуса «в процессе подготовки» до инициирования статуса «в процессе рассмотрения». Документ на фазе создания находится в собственности разработчика. Следовательно, документ должен пройти предварительное рассмотрение (например, документ не может быть использован для имеющих обязательную силу соглашений).

      Если в соответствии со специальными требованиями возникает необходимость использования документа на данной фазе для обязывающих соглашений (например, заказы сырьевых материалов, разработка инструментов, используемых во время выполнения закупок), то следует четко указать пределы использования документа по назначению.

      Любое использование документа должен проверять разработчик [из 5.3 Фаза создания ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

        5.4 Фаза утверждения ГОСТ Р ИСО 11442-2014

        По окончании работ по разработке документа начинается фаза его утверждения. Соответствующий статус документа — «в процессе рассмотрения». Документ с данным статусом находится в собственности разработчика. Требования на данной фазе совпадают с требованиями фазы подготовки документа. Если документ отклоняется, то его возвращают разработчику и он переходит в статус «в процессе подготовки» перед внесением изменений.

        Заключительный статус документа на фазе утверждения — «утвержден». При необходимости статус указывается в отдельном документе. В других случаях документ сразу же подлежит выпуску (публикации) [из 5.4 Фаза утверждения ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

          5.5 Фаза выпуска ГОСТ Р ИСО 11442-2014

          Выпуск документа — это вид деятельности, не нуждающийся в утверждении. Для координации опубликованных документов и прочих мероприятий в рамках проекта можно использовать тайминг.

          Документ можно выпустить, если он проверен и утвержден в соответствии с внутренними процедурами управляющей организации. Данное управление отвечает за содержание документа в организации, являющейся официальным собственником проекта.

          Выпущенный документ официально действителен, имеет статус «выпущенный» и может быть использован по назначению. В локальной рабочей среде могут существовать свои соглашения об именовании данного статуса. Названия статуса должны иметь четкое определение [из 5.5 Фаза выпуска ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

            5.6 Хранение/активная фаза ГОСТ Р ИСО 11442-2014

            Хранение/активная фаза — сохранение выпущенного документа с целью обеспечения доступа авторизованным пользователям для его чтения и копирования.

            Нормальная форма распространения — допустимость документа для пользователя внутри системы по предназначению. Инструменты прикрепления к электронной почте и альтернативные медиа–средства (перфокарты с микрофильмами, распечатки, ленты, дискеты, компакт–диски и т.д.) также могут распространяться между пользователями, не зарегистрированными в Интернете (не интегрированными в сеть).

            Распространение проводят на основе ведомости, указывающей все документы, выпущенные одновременно (они обычно относятся к одному проекту, оборудованию и т. д.) [из 5.6 Хранение/активная фаза ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

              5.7 Фаза пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442-2014

              Пересмотр подразумевает, что клонированная копия сохраненного документа проверена, представлена для пересмотра и ей назначен статус «в процессе подготовки». Оригинальный документ остается действительным, доступным пользователям. При этом система генерирует предупреждение «на пересмотре» в соответствии с ожидаемой новой версией. Далее пользователь самостоятельно принимает решение о проверке с помощью соответствующего устройства, использовании существующей версии или ожидании новой версии документа (см. рисунок 3).

              Измененная копия имеет новый индекс пересмотра. Инициируется статус «в процессе подготовки» до наступления фазы утверждения. Когда пересмотр утвержден и процедура выпуска завершена, документ передают на хранение (переходит в активную фазу).

              Когда документ выпущен и распространен для последующего использования, вносят новые формальные правила и процедуры, описывающие порядок внесения изменений. Правила пересмотра приведены в разделе 7 [из 5.7 Фаза пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

                5.8 Фаза архивирования ГОСТ Р ИСО 11442-2014

                Фаза архивирования инициируют при переносе документа из хранилища активных документов в архив для подготовки архивной копии документа. При этом время доступа к документу существенно увеличивается. Кроме нового документа в архиве имеются:

                • предшествующие версии активного документа;
                • замененные/замещенные документы;
                • удаленные документы;
                • документы на устаревшую продукцию.

                [из 5.8 Фаза архивирования ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

                  6 Статус жизненного цикла документа ГОСТ Р ИСО 11442-2014

                  На различных фазах обработки документ приобретает различные статусы (см. далее). Статус должен быть указан при распечатке документа или альтернативной функции системы:

                  • статус «в процессе подготовки» означает, что документ существует, но официально еще не выпущен для рабочего использования;
                  • статус «в процессе рассмотрения» означает, что документ подготовлен и подлежит рассмотрению, визированию, проверке и утверждению;
                  • статус «утвержден» означает, что документ готов для выпуска, но официально еще не выпущен для использования по назначению;
                  • статус «выпущен» означает, что документ подготовлен, рассмотрен, проверен и утвержден. Документ может использоваться по назначению;
                  • статус «замещен» означает, что документ все еще доступен, но уже заменен (замещен) другим документом;
                  • статус «удален» означает, что документ уже недоступен как активный документ.

                  Рисунок 3 иллюстрирует процессы движения документа и приобретения им различных статусов в течение жизненного цикла. Кроме статусов, определенных выше, может иметь место локальный пошаговый процесс более низкого уровня, приведенный далее.

                  - Статусы жизненного цикла документа

                  In preparation

                  Подготовка

                  First Issue

                  Первая публикация

                  In review

                  На рассмотрении

                  First issue

                  Первая публикация

                  Approved

                  Утвержден

                  First Issue

                  Первая публикация

                  Released

                  Выпущен

                  First Issue

                  Первая публикация

                  In preparation

                  Подготовка

                  Second Issue

                  Вторая публикация

                  Released

                  Выпущен

                  First Issue

                  Первая публикация

                  Flag: Under revision

                  Флажок: на пересмотре

                  In review

                  На рассмотрении

                  Second issue

                  Вторая публикация

                  Approved

                  Утвержден

                  Second Issue

                  Вторая публикация

                  Released

                  Выпущен

                  Second Issue

                  Вторая публикация

                  In preparation

                  Подготовка

                  Third Issue

                  Третья публикация

                  Released

                  Выпущен

                  Second Issue

                  Вторая публикация

                  Flag: Under revision

                  Флажок: на пересмотре

                  Released

                  Выпущен

                  First Issue

                  Первая публикация

                  Flag: Not latest revision

                  Флажок:: не окончательный пересмотр

                  Approved

                  Утвержден

                  Third Issue

                  Третья публикация

                  Released

                  Выпущен

                  Third Issue

                  Третья публикация

                  Released

                  Выпущен

                  Second Issue

                  Вторая публикация

                  Flag: Not latest revision

                  Флажок:: не окончательный пересмотр

                  (etc. for repeated revisions)

                  (и т.д. для последующих пересмотров)

                  Replaced/superseded or withdrawn

                  Заменен/замещен или удален

                  Рисунок 3 — Статусы жизненного цикла документа

                  [из 6 Статус жизненного цикла документа ГОСТ Р ИСО 11442–2014]

                    Страницы

                    Подписка на Из ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией