4.1 Учет и хранение дубликатов, а также обращение их на организации–дублере должны соответствовать правилам, установленным для подлинников в ГОСТ 2.501 [из 4.1 ГОСТ 2.502–2013]
4.2 Дубликаты на организации–дублере учитывают в инвентарной книге учета дубликатов по форме для учета подлинников, приведенной в ГОСТ 2.501.
Дубликатам присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов, на которых они выпущены.
Инвентарный номер на дубликатах указывают на каждом листе документа в дополнительной графе на поле для подшивки.
Инвентарные номера на микрофильмах проставляют на начальном раккорде, перфокартах, содержащих микрофильмы, и в техническом паспорте микрофильма [из 4.2 ГОСТ 2.502–2013]
4.3 Дубликаты нумеруют по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки должен быть штамп или надпись «Дубликат» или шифр «Д...». Порядковый номер дубликата присваивает организация–держатель подлинников [из 4.3 ГОСТ 2.502–2013]
4.5 Дубликаты должны быть учтены организацией–держателем подлинников.
В случае внесения изменений в подлинники документов организация–держатель подлинников должна выслать организации–дублеру и (или) заказчику (представительству заказчика) дубликат измененного подлинника вместе с копией «Извещения об изменении» подлинника.
Допускается по согласованию с заказчиком (представительством заказчика) вносить изменения в бумажные дубликаты вручную [из 4.5 ГОСТ 2.502–2013]
4.6 Восстанавливать дубликаты не допускается. Взамен пришедших в негодность дубликатов организация–держатель подлинников должна выслать новые дубликаты [из 4.6 ГОСТ 2.502–2013]
4.7 При отсутствии надобности в дубликатах их уничтожают с составлением акта и уведомляют об этом организацию–держателя подлинников для снятия дубликатов с учета [из 4.7 ГОСТ 2.502–2013]
