6.1 ЭИ в АС УДИ может иметь разные виды: извещение о первичном выпуске, извещение об изменении, предварительное извещение об изменении, предложение об изменении и др. [из 6.1 ГОСТ Р 2.504–2021]
6.2 В зависимости от специфики изделия и особенностей информационного обмена между участниками жизненного цикла изделия применяемые виды ЭИ и их назначение могут быть уточнены в документах по стандартизации организации [из 6.2 ГОСТ Р 2.504–2021]
6.3 ЭИ имеет содержательную и реквизитную части [из 6.3 ГОСТ Р 2.504–2021]
6.4 Содержательная часть ЭИ включает:
- общие сведения об изменении, в том числе:
- краткое описание (текстовое или графическое) изменения;
- указания о необходимости изменения связанных электронных документов (при необходимости изменения других комплектов ЭКД);
- указание о заделе (при необходимости);
- причина изменения (при необходимости);
- обоснование необходимости изменения (при необходимости);
- срок погашения;
- другая информация.
- содержание производимых или предполагаемых изменений, в том числе:
- ссылка на изменяемый комплект ЭКД;
- ссылки на электронные документы (версии), включаемые в изменяемый комплект ЭКД;
- ссылки на электронные документы (версии), исключаемые из изменяемого комплекта ЭКД;
- указания об аннулировании исключаемых документов (версий) с пустой применяемостью;
- условия, накладываемые на связи;
- ссылки на вспомогательные электронные документы, в которых подробно описаны проводимые изменения;
- сканированная копия извещения в бумажной форме (или иного аналогичного документа) — при совмещенном выпуске документации;
- иные необходимые сведения (следует устанавливать в документах по стандартизации организации).
[из 6.4 ГОСТ Р 2.504–2021]
6.5 Реквизитная часть ЭИ включает следующие сведения (с учетом требований ГОСТ 2.058):
- обозначение ЭИ (по 6.6);
- вид ЭИ;
- версия ЭИ;
- ссылки на электронные документы, являющиеся основанием для проводимого изменения (в том числе предварительное ЭИ, предложение об изменении);
- статус ЭИ;
- сведения о согласовании и утверждении ЭИ;
- электронные подписи, которыми подписано ЭИ;
- другие реквизиты, при необходимости.
[из 6.5 ГОСТ Р 2.504–2021]
6.6 Обозначения ЭИ следует присваивать в виде совокупности групп знаков, соответствующих следующим признакам:
- код организации и, при необходимости, код подразделения;
- вид ЭИ (по 6.1);
- порядковый номер ЭИ;
- код, указывающий на экземпляр АС УДИ (при необходимости);
- год создания ЭИ;
- другие признаки (при необходимости).
[из 6.6 ГОСТ Р 2.504–2021]
6.7 Если утвержденное ЭИ содержит ошибки, связанные с общей информацией об изменении [как правило, в объеме в соответствии с 6.4 а)], то для их исправления допускается создание и утверждение по упрощенной процедуре новой версии данного ЭИ.
Подробный порядок выполнения упрощенной процедуры (в том числе состав согласующих подписей) должен быть регламентирован в документах по стандартизации организации [из 6.7 ГОСТ Р 2.504–2021]
6.8 При необходимости ЭИ допускается преобразовывать в странично–ориентированные документы. Достоверность сведений в полученной таким образом копии ЭИ должна быть подтверждена собственноручной подписью (визой) уполномоченного лица на каждой странице распечатанной копии. Результат такого преобразования без удостоверяющей собственноручной подписи допускается применять только в справочных целях [из 6.8 ГОСТ Р 2.504–2021]
