Необходимо, чтобы информация, которая должна быть предоставлена в отношении объекта, была четко связана с самим объектом.

Данную информацию после ее предоставления обычно распределяют по нескольким документам. Для гарантии того, что эта информация все же не будет содержаться в одном документе, один из них обозначают как «основной документ» (или в другом варианте — «руководящий документ»), а остальные документы считают «вспомогательными документами» (см. рисунок 3).

Рисунок 3 — Структура документации для одиночного объекта

Основной документ должен полностью характеризовать технический объект и обладать следующими особенностями:

• он должен иметь тесную связь с описываемым техническим объектом (например, номер составной части и номер документа должны быть идентичными, тесно связанными, или обозначение документа должно включать обозначение объекта; допустим, условное обозначение должно включать идентификатор верхнего узла);
• он должен быть прямо или косвенно связан со всеми вспомогательными документами с помощью отдельного списка документов.

Вспомогательные документы не должны ссылаться обратно на основной документ.

Примечания

1. Если вспомогательные документы используют вместе с несколькими основными документами, то этот возврат может создавать потребности в обновлении взаимосвязанных документов. Подобным образом всегда можно обращаться к основному массиву информации либо по номеру составной части (увязывая его с оформлявшей составную часть организацией), либо по идентификатору верхнего узла, либо по условному обозначению, идентифицирующему данный объект (увязывая его с системой, продуктом и т. п.). Кроме того, можно обращаться к тем же вспомогательным документам (и использовать их) для ряда аналогичных объектов.
2. Поскольку ссылки на дополнительные документы делаются однозначно, отсутствует необходимость в систематической нумерации документов.
3. В системах управления данными о продуктах (PDM–системах) «объекты» (в структуре, ориентированной на продукцию), являющиеся информационными объектами с контролируемой конфигурацией, логически соответствуют основным документам, однако, хотя они и отвечают всем необходимым требованиям, предъявляемым к документам, они могут таковыми не считаться.

[из 5.1 Общие положения ГОСТ Р МЭК 62023—2016]