5 Основные и вспомогательные документы ГОСТ Р МЭК 62023-2016

5.1 Общие положения ГОСТ Р МЭК 62023-2016

Необходимо, чтобы информация, которая должна быть предоставлена в отношении объекта, была четко связана с самим объектом.

Данную информацию после ее предоставления обычно распределяют по нескольким документам. Для гарантии того, что эта информация все же не будет содержаться в одном документе, один из них обозначают как «основной документ» (или в другом варианте — «руководящий документ»), а остальные документы считают «вспомогательными документами» (см. рисунок 3).

- Рисунок 3 - Структура документации для одиночного объекта

Рисунок 3 — Структура документации для одиночного объекта

Основной документ должен полностью характеризовать технический объект и обладать следующими особенностями:

  • он должен иметь тесную связь с описываемым техническим объектом (например, номер составной части и номер документа должны быть идентичными, тесно связанными, или обозначение документа должно включать обозначение объекта; допустим, условное обозначение должно включать идентификатор верхнего узла);
  • он должен быть прямо или косвенно связан со всеми вспомогательными документами с помощью отдельного списка документов.

Вспомогательные документы не должны ссылаться обратно на основной документ.

Примечания

  1. Если вспомогательные документы используют вместе с несколькими основными документами, то этот возврат может создавать потребности в обновлении взаимосвязанных документов. Подобным образом всегда можно обращаться к основному массиву информации либо по номеру составной части (увязывая его с оформлявшей составную часть организацией), либо по идентификатору верхнего узла, либо по условному обозначению, идентифицирующему данный объект (увязывая его с системой, продуктом и т. п.). Кроме того, можно обращаться к тем же вспомогательным документам (и использовать их) для ряда аналогичных объектов.
  2. Поскольку ссылки на дополнительные документы делаются однозначно, отсутствует необходимость в систематической нумерации документов.
  3. В системах управления данными о продуктах (PDM–системах) «объекты» (в структуре, ориентированной на продукцию), являющиеся информационными объектами с контролируемой конфигурацией, логически соответствуют основным документам, однако, хотя они и отвечают всем необходимым требованиям, предъявляемым к документам, они могут таковыми не считаться.

[из 5.1 Общие положения ГОСТ Р МЭК 62023—2016]

5.2 Содержание основного документа ГОСТ Р МЭК 62023-2016

5.2.1 Части документа ГОСТ Р МЭК 62023-2016

Основной документ должен содержать административную часть и часть со списком вспомогательных документов («списком содержимого документов») или ссылку на подобный список. Кроме того, он может содержать.

В приложении А приведен пример основного документа, содержащего указанные части.

Для ознакомления с административной частью основного документа см. МЭК 82045—1 и МЭК 82045—2, устанавливающие требования к управлению документооборотом [из 5.2.1 Части документа ГОСТ Р МЭК 62023—2016]

5.2.2 Часть основного документа, содержащая сведения о вспомогательных документах ГОСТ Р МЭК 62023-2016

Данная часть должна содержать перечень дополнительных документов и должна быть подготовлена в форме «списка содержимого документов», в котором элементы списка документов должны определяться с помощью наиболее важных для документов метаданных с целью их однозначной идентификации и отслеживаемости (подконтрольности).

К обязательным метаданным относится:

К необязательным метаданным относятся:

  • код языка — <LanguageCode>;
  • номер редакции — <DocumentRevisionld>;
  • код вида документа — <DocumentCiassldlEC61355>;
  • вид документа — <DocumentClassName>;
  • наименование — .

Все приведенные метаданные более подробно описаны в МЭК 82045—2 и указаны в угловых скобках (< >) [из 5.2.2 Часть основного документа, содержащая сведения о вспомогательных документах ГОСТ Р МЭК 62023—2016]

5.2.3 Часть основного документа, содержащая характеристические свойства объекта ГОСТ Р МЭК 62023-2016

Данная часть документа должна содержать спецификацию или описание объекта с учетом его характеристических свойств и должна быть подготовлена в форме «списка содержимого свойств», в котором элементы списка свойств должны определяться с помощью наиболее важных для документов метаданных с целью их однозначной идентификации и отслеживаемости (подконтрольности). Существующие метаданные необходимо использовать с учетом соответствующих определений типов элементов данных, приведенных в МЭК 61360 и ИСО 13584.

Значения свойств, как правило, связаны с конкретной стадией жизненного цикла объекта, например «в состоянии поставки» (as supplied), т. е. значения свойств «по факту изготовления» или «в соответствии с требованиями» заказчика.

При предоставлении значений свойств, связанных с несколькими фазами жизненного цикла объекта, указанные свойства необходимо квалифицировать по отдельности. Для получения дополнительной информации см. МЭК/ПАС 62569—1, а также пример в приложении А [из 5.2.3 Часть основного документа, содержащая характеристические свойства объекта ГОСТ Р МЭК 62023—2016]

5.2.4 Часть основного документа, содержащая сведения о компонентах объекта ГОСТ Р МЭК 62023-2016

Данная часть документа должна содержать список субобъектов, соответствующих выбранному аспекту, и должна быть подготовлена в форме «списка содержимого объекта», в котором элементы списка субобъектов должны определяться с помощью наиболее важных для документов метаданных с целью их однозначной идентификации и отслеживаемости (подконтрольности). Для получения дополнительной информации см. МЭК 62027.

Метод включения части документа в основной документ позволяет упростить возможность отслеживания объектов более низкого уровня, что и делает его предпочтительным для использования.

Основной документ можно использовать для определения объекта в части многих аспектов путем присоединения списка содержимого объекта к каждому соответствующему аспекту (см. приложение А) [из 5.2.4 Часть основного документа, содержащая сведения о компонентах объекта ГОСТ Р МЭК 62023—2016]

5.3 Взаимосвязь между основным документом и вспомогательными документами ГОСТ Р МЭК 62023-2016

5.3.1 Основной документ ГОСТ Р МЭК 62023-2016

Согласно 5.2 основные документы обычно строятся на следующих видах документов:

  • одиночном (отдельном) документе, например на чертеже компонента; в этом случае список содержимого свойств является доминирующим. Этот вид документа главным образом используют для приобретаемых компонентов, которые определяют с помощью списка запрашиваемых их характеристических свойств, иногда дополняемого текстовым описанием или иллюстрациями:
  • списке объектов (см. рисунок 4b): в этом случае список содержимого объекта является доминирующим. Для получения более подробной информации о списке объектов, в том числе о спецификациях, см. МЭК 62027;
  • списке документов (см. рисунок 4с); в этом случае список содержимого документов является доминирующим. Область применения этого списка ограничивается реальным объектом.

Примечание — Документы вышеперечисленных видов не всегда являются основными документами. Также должны выполняться требования, связанные с идентификацией и обращением к дополнительным документам.

Основной документ также может принимать форму одиночного составного документа, содержащего весь набор информации о рассматриваемом техническом объекте (см. рисунок 4а).

Противоположным основному документу является список документов с его ограниченной реальным объектом областью применения и перечислением всех документов, которые содержат актуальную информацию, в том числе документ со списком частей (см. рисунок 4с) [из 5.3.1 Основной документ ГОСТ Р МЭК 62023—2016]

5.3.2 Вспомогательные документы ГОСТ Р МЭК 62023-2016

Вспомогательными документами объекта, как правило, является множество различных видов документов. Тип объекта определяет необходимость в определенных видах документов, которые будут использовать.

- Рисунок 4 - Основной документ и вспомогательные документы; иллюстрация различной степени разнесения информации по различным документам

Рисунок 4 — Основной документ и вспомогательные документы; иллюстрация различной степени разнесения информации по различным документам

[из 5.3.2 Вспомогательные документы ГОСТ Р МЭК 62023—2016]

5.4 Одно- и многоуровневые основные документы ГОСТ Р МЭК 62023-2016

В процессе проектирования и инженерно—технической разработки определенные структуры обычно содержат объекты, содержащие различные структурные уровни.

Во многих случаях, в особенности в случае инженерно—технических промышленных разработок, документацию подготавливают пообъектно, с использованием одноуровневых основных документов, т. е. основных документов, определяющих только следующий, более низкий, структурный уровень.

В иных случаях, в особенности при планировании производственного оборудования, документация может относиться одновременно к нескольким объектам, с многоуровневым основным документом, т. е. с использованием основного документа, определяющего субобъекты, относящиеся к нескольким более низким структурным уровням. Это может понадобиться тогда, когда нет необходимости в определении объекта более низкого уровня вне контекста основного документа (т. е. в определении его в качестве общеупотребительного типа) [из 5.4 Одно— и многоуровневые основные документы ГОСТ Р МЭК 62023—2016]

5.5 Классификация основных документов ГОСТ Р МЭК 62023-2016

Если применена система классификации типов документов, соответствующая используемой в МЭК 61355—1, то основные документы должны быть отнесены к классу АВ (т. е. к спискам (относящимся к документам) в соответствии с таблицей А.2 — DCC и описанием классов типов документа, независимо от того, на каком виде документа основана система, поскольку его роль быть основным документом является доминирующей по отношению к административной части документа.

Примечание — В документе, утвержденном для объекта, желательно, чтобы основной документ выпускался раньше всех дополнительных документов. При применении системы классификации документов в соответствии с МЭК 61355—1 документы обычно сортируют в алфавитном порядке по классификационному коду документов, поэтому основному документу присваивается код АВ и он помещается первым после титульного листа (при его наличии).

[из 5.5 Классификация основных документов ГОСТ Р МЭК 62023—2016]