Цель процесса: ранжирование и определение приоритетов компонентов по интегральному показателю и (или) обоснованной необходимости для организации.

Выходы процесса:

• определен и документирован перечень всех потенциальных компонентов портфеля с общей оценкой (приоритетом) компонента;
• определен и документирован перечень реализуемых компонентов портфеля с новым рейтингом и приоритетом (при необходимости).

[из 5.3.3 Процесс расстановки приоритетов ГОСТ Р 54870–2011]

Цель процесса: формальные одобрение и утверждение состава текущего портфеля проектов, распределения ресурсов и бюджета портфеля между компонентами, утвержденными к реализации.

Выходы процесса:

• утверждены структура портфеля проектов и перечень компонентов, вошедших в состав портфеля;
• утвержден перечень компонентов, не вошедших в состав текущего портфеля (отклоненные компоненты, компоненты, реализацию которых необходимо остановить и т.п.);
• утверждено распределение бюджетов и ресурсов для одобренных компонентов.

[из 5.3.5 Процесс авторизации портфеля проектов ГОСТ Р 54870–2011]

Цель процесса: оперативное выявление отклонений текущих показателей от плановых показателей портфеля и обеспечение корректирующих действий для их устранения.

Выходы процесса:

1. отчеты об исполнении компонентов портфеля и портфеля в целом;
2. запросы на изменения портфеля проектов;
3. управленческие решения, включая следующие:
   1. решения по внесению изменений в состав компонентов портфеля;
   2. решения по изменению приоритетов компонентов портфеля проектов;
   3. решения по перераспределению ресурсов между компонентами портфеля;
   4. решения по корректировке отдельных компонентов портфеля;
   5. рекомендации по изменению методологии управления портфелем.

[из 5.4.1 Процесс контроля реализации портфеля проектов ГОСТ Р 54870–2011]

Форма, наименование и содержание документов могут отличаться и зависят от специфики портфеля проектов или требований организации, в рамках которой он реализуется.

Документами необходимо управлять в соответствии со следующими требованиями:

• документы должны быть утверждены до их применения;
• необходимо обеспечить анализ актуальности документов и их своевременное обновление по мере изменения и соответствующую идентификацию версий документов;
• необходимо обеспечить наличие актуальных версий документов в местах их применения;
• необходимо обеспечить сохранение документов в течение установленных сроков и возможность их восстановления;
• необходимо обеспечить уровень конфиденциальности и доступности документов согласно требованиям заказчика и других заинтересованных сторон портфеля проектов;
• необходимо обеспечить предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующую идентификацию устаревших документов, оставленных для определенных целей.

[из 6 Требования к документации по управлению портфелем проектов ГОСТ Р 54870–2011]