Из ГОСТ Р 54870-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов

ГОСТ Р 54870-2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов. Project management Requirements for projects portfolio management. УДК 005.8(083.74):006.354 ОКС 01.040.30, 03.100.01, 03.100.40. Редакция от 12.03.2022.

1 Область применения ГОСТ Р 54870-2011

Настоящий стандарт устанавливает требования к управлению портфелем проектов для обеспечения эффективного достижения целей организации и повышения качества принимаемых решений при формировании, мониторинге и контроле реализации портфеля проектов.

Требования настоящего стандарта могут быть применены для управления любыми портфелями проектов независимо от характеристик компонентов, входящих в портфель.

Настоящий стандарт может использоваться с целью оценки соответствия управления портфелем проектов, установленным в стандарте требованиям [из 1 Область применения ГОСТ Р 54870-2011]

3 Термины и определения ГОСТ Р 54870-2011

В настоящем стандарте применены термины в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9000-2008, а также следующие термины с соответствующими определениями:

4 Организация управления портфелем проектов ГОСТ Р 54870-2011

Ролевая (организационная) структура управления портфелем проектов может в значительной степени различаться в зависимости от их специфики, но при управлении любым портфелем проектов должны быть определены следующие роли:

  • комитет управления портфелем проектов - коллегиальный орган, образованный для принятия наиболее важных решений по управлению портфелем проектов;
  • руководитель портфеля - лицо, ответственное за текущее управление портфелем проектов и отчитывающееся перед комитетом управления портфелем проектов;
  • офис управления портфелем проектов - организационная структура, предназначенная для административной поддержки руководителя портфеля проектов и комитета управления портфелем проектов.

Для каждого из компонентов портфеля должна быть сформирована организационная структура управления согласно стандартам ГОСТ Р 54869-2011 (раздел 4) для проектов и ГОСТ Р 54871-2011 (раздел 4) для программ.

В приложении А (справочном) приведен рисунок, иллюстрирующий высокоуровневые понятия управления портфелем проектов и их взаимосвязь [из 4 Организация управления портфелем проектов ГОСТ Р 54870-2011]

5 Управление портфелем проектов ГОСТ Р 54870-2011

5.1 Общие положения ГОСТ Р 54870-2011

Управление портфелем проектов подразумевает деятельность, направленную на достижение стратегических целей организации путем формирования, оптимизации, мониторинга и контроля, управления изменениями портфеля проектов в условиях определенных ограничений. Управление портфелем проектов обеспечивает связь между уровнем стратегического управления в организации и уровнем управления проектами и программами.

Управление портфелем проектов представляет совокупность следующих процессов:

  1. группа процессов обеспечения управления портфелем:
    1. процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов;
    2. процесс формализации процедур управления и параметров оценки портфеля проектов;
  2. группа процессов формирования портфеля проектов:
    1. процесс идентификации компонентов портфеля;
    2. процесс оценки компонентов портфеля;
    3. процесс расстановки приоритетов;
    4. процесс оптимизации и балансировки портфеля проектов;
    5. процесс авторизации портфеля проектов;
  3. группа процессов мониторинга и контроля портфеля проектов:
    1. процесс контроля реализации портфеля проектов;
    2. процесс управления изменениями.

Процессы управления портфелем проектов выполняются последовательно, с определенной цикличностью [из 5.1 Общие положения ГОСТ Р 54870-2011]

5.2 Группа процессов обеспечения управления портфелем ГОСТ Р 54870-2011

5.2.1 Процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов ГОСТ Р 54870-2011

Цель процесса: обеспечение команды управления портфелем достоверной информацией для определения структуры и состава портфеля проектов, а также определение принципов управления портфелем проектов.

Выходы процесса:

[из 5.2.1 Процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов ГОСТ Р 54870-2011]

5.2.2 Процесс формализации процедур управления и параметров оценки портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011

Цель процесса: установление единой системы формальных методик, процедур и критериев для управления портфелем проектов.

Выходы процесса:

[из 5.2.2 Процесс формализации процедур управления и параметров оценки портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011]

5.3 Группа процессов формирования портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011

5.3.1 Процесс идентификации компонентов портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011

Цель процесса: унификация, категоризация и структуризация информации о существующих предложениях по инициации новых проектов, а также реализуемых в настоящий момент проектах и программах в рамках портфеля проектов.

Выходы процесса:

  • определен и документирован перечень всех потенциальных компонентов портфеля проектов, сгруппированных по категориям;
  • определен и документирован перечень отклоненных компонентов портфеля;
  • уточнен и документирован перечень реализуемых в настоящий момент компонентов портфеля, сгруппированных по категориям;
  • определен и документирован перечень компонентов, по которым требуется дополнительная информация для анализа.

[из 5.3.1 Процесс идентификации компонентов портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011]

5.3.2 Процесс оценки компонентов портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011

Цель процесса: сбор и подготовка объективной и полной информации о потенциальных и текущих компонентах портфеля для принятия обоснованного решения по ранжированию и приоритизации компонентов.

Выходы процесса:

[из 5.3.2 Процесс оценки компонентов портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011]

5.3.3 Процесс расстановки приоритетов ГОСТ Р 54870-2011

Цель процесса: ранжирование и определение приоритетов компонентов по интегральному показателю и (или) обоснованной необходимости для организации.

Выходы процесса:

  • определен и документирован перечень всех потенциальных компонентов портфеля с общей оценкой (приоритетом) компонента;
  • определен и документирован перечень реализуемых компонентов портфеля с новым рейтингом и приоритетом (при необходимости).

[из 5.3.3 Процесс расстановки приоритетов ГОСТ Р 54870-2011]

5.3.4 Процесс оптимизации и балансировки портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011

Цель процесса: формирование оптимального перечня компонентов, наилучшим образом обеспечивающих достижение стратегических целей организации с учетом существующих ограничений.

Выходы процесса:

  • определен и документирован перечень компонентов, рекомендованных к реализации в рамках портфеля;
  • определен и документирован перечень компонентов, не рекомендованных к включению в состав портфеля (отклоненные компоненты, компоненты, реализацию которых необходимо остановить и т.п.);
  • определена структура портфеля;
  • определены и документированы результаты укрупненного распределения бюджета и ресурсов для одобренных компонентов.

[из 5.3.4 Процесс оптимизации и балансировки портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011]

5.3.5 Процесс авторизации портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011

Цель процесса: формальные одобрение и утверждение состава текущего портфеля проектов, распределения ресурсов и бюджета портфеля между компонентами, утвержденными к реализации.

Выходы процесса:

  • утверждены структура портфеля проектов и перечень компонентов, вошедших в состав портфеля;
  • утвержден перечень компонентов, не вошедших в состав текущего портфеля (отклоненные компоненты, компоненты, реализацию которых необходимо остановить и т.п.);
  • утверждено распределение бюджетов и ресурсов для одобренных компонентов.

[из 5.3.5 Процесс авторизации портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011]

5.4 Группа процессов мониторинга и контроля портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011

5.4.1 Процесс контроля реализации портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011

Цель процесса: оперативное выявление отклонений текущих показателей от плановых показателей портфеля и обеспечение корректирующих действий для их устранения.

Выходы процесса:

  1. отчеты об исполнении компонентов портфеля и портфеля в целом;
  2. запросы на изменения портфеля проектов;
  3. управленческие решения, включая следующие:
    1. решения по внесению изменений в состав компонентов портфеля;
    2. решения по изменению приоритетов компонентов портфеля проектов;
    3. решения по перераспределению ресурсов между компонентами портфеля;
    4. решения по корректировке отдельных компонентов портфеля;
    5. рекомендации по изменению методологии управления портфелем.

[из 5.4.1 Процесс контроля реализации портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011]

5.4.2 Процесс управления изменениями портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011

Цель процесса: внесение управляемых изменений в состав портфеля и перераспределение ресурсов при изменении внешних и внутренних условий.

Выходы процесса:

  • запросы на изменения для дополнительного анализа;
  • утвержденные запросы на изменения;
  • скорректированный портфель/компонент портфеля в соответствии с утвержденным запросом на изменение.

[из 5.4.2 Процесс управления изменениями портфеля проектов ГОСТ Р 54870-2011]

6 Требования к документации по управлению портфелем проектов ГОСТ Р 54870-2011

Форма, наименование и содержание документов могут отличаться и зависят от специфики портфеля проектов или требований организации, в рамках которой он реализуется.

Документами необходимо управлять в соответствии со следующими требованиями:

  • документы должны быть утверждены до их применения;
  • необходимо обеспечить анализ актуальности документов и их своевременное обновление по мере изменения и соответствующую идентификацию версий документов;
  • необходимо обеспечить наличие актуальных версий документов в местах их применения;
  • необходимо обеспечить сохранение документов в течение установленных сроков и возможность их восстановления;
  • необходимо обеспечить уровень конфиденциальности и доступности документов согласно требованиям заказчика и других заинтересованных сторон портфеля проектов;
  • необходимо обеспечить предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующую идентификацию устаревших документов, оставленных для определенных целей.

[из 6 Требования к документации по управлению портфелем проектов ГОСТ Р 54870-2011]