Следующие положения указывает, на какой стадии проектного цикла должны разрабатываться рассматриваемые документы. Все этапы процесса разработки продукции могут быть поделены на анализ, концептуальное проектирование, эскизный проект и технический проект (см. рисунок 1).

Как правило, техническое задание представляет собой спецификацию общих требований, частных требований и корпоративных требований.

Проектные спецификации рассматриваются как база для последующих разработок. Данные спецификации могут содержать возможные функциональные решения и (или) представления формы. Они составляют основу для оценки одного или нескольких рассматриваемых предложений. Результатом данной оценки и является базовая проектная документация.

На этапе технического проекта документы готовятся к использованию по назначению и формализуются в соответствии с установленными правилами управления документами.

Рисунок 1 - Этапы процесса разработки продукции

[из 5.1 Общие положения ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

Фаза, на которой устанавливается фактическое содержимое документа, называется «фаза создания». Существование документа на данной фазе начинается со статуса «в процессе подготовки» до инициирования статуса «в процессе рассмотрения». Документ на фазе создания находится в собственности разработчика. Следовательно, документ должен пройти предварительное рассмотрение (например, документ не может быть использован для имеющих обязательную силу соглашений).

Если в соответствии со специальными требованиями возникает необходимость использования документа на данной фазе для обязывающих соглашений (например, заказы сырьевых материалов, разработка инструментов, используемых во время выполнения закупок), то следует четко указать пределы использования документа по назначению.

Любое использование документа должен проверять разработчик [из 5.3 Фаза создания ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

Выпуск документа - это вид деятельности, не нуждающийся в утверждении. Для координации опубликованных документов и прочих мероприятий в рамках проекта можно использовать тайминг.

Документ можно выпустить, если он проверен и утвержден в соответствии с внутренними процедурами управляющей организации. Данное управление отвечает за содержание документа в организации, являющейся официальным собственником проекта.

Выпущенный документ официально действителен, имеет статус «выпущенный» и может быть использован по назначению. В локальной рабочей среде могут существовать свои соглашения об именовании данного статуса. Названия статуса должны иметь четкое определение [из 5.5 Фаза выпуска ГОСТ Р ИСО 11442-2014]

Пересмотр подразумевает, что клонированная копия сохраненного документа проверена, представлена для пересмотра и ей назначен статус «в процессе подготовки». Оригинальный документ остается действительным, доступным пользователям. При этом система генерирует предупреждение «на пересмотре» в соответствии с ожидаемой новой версией. Далее пользователь самостоятельно принимает решение о проверке с помощью соответствующего устройства, использовании существующей версии или ожидании новой версии документа (см. рисунок 3).

Измененная копия имеет новый индекс пересмотра. Инициируется статус «в процессе подготовки» до наступления фазы утверждения. Когда пересмотр утвержден и процедура выпуска завершена, документ передают на хранение (переходит в активную фазу).

Когда документ выпущен и распространен для последующего использования, вносят новые формальные правила и процедуры, описывающие порядок внесения изменений. Правила пересмотра приведены в разделе 7 [из 5.7 Фаза пересмотра ГОСТ Р ИСО 11442-2014]