Грань между структурой документации и структурой документа достаточно произвольна и зависит от решения, как представить необходимые массивы информации, которые по различным причинам должны представляться в виде единого документа (например, в силу традиции, задач, целевой группы, возможности многократного использования и доступности средств).

Примечание — В контексте средств (инструментария), используемых для подготовки документов, частями документа часто управляют таким же образом, как и самими документами.

В качестве примера одного из вариантов документирования объект можно реализовывать либо в виде комплекта документов (каждый из которых должен иметь логически обоснованную форму представления), либо в виде составного документа (в котором каждая из его частей может иметь собственную форму представления) (см. рисунок 4) [из 4.3.3 Грань между структурой документации и структурой документа ГОСТ Р МЭК 62023—2016]

Необходимо, чтобы информация, которая должна быть предоставлена в отношении объекта, была четко связана с самим объектом.

Данную информацию после ее предоставления обычно распределяют по нескольким документам. Для гарантии того, что эта информация все же не будет содержаться в одном документе, один из них обозначают как «основной документ» (или в другом варианте — «руководящий документ»), а остальные документы считают «вспомогательными документами» (см. рисунок 3).

Рисунок 3 — Структура документации для одиночного объекта

Основной документ должен полностью характеризовать технический объект и обладать следующими особенностями:

• он должен иметь тесную связь с описываемым техническим объектом (например, номер составной части и номер документа должны быть идентичными, тесно связанными, или обозначение документа должно включать обозначение объекта; допустим, условное обозначение должно включать идентификатор верхнего узла);
• он должен быть прямо или косвенно связан со всеми вспомогательными документами с помощью отдельного списка документов.

Вспомогательные документы не должны ссылаться обратно на основной документ.

Примечания

1. Если вспомогательные документы используют вместе с несколькими основными документами, то этот возврат может создавать потребности в обновлении взаимосвязанных документов. Подобным образом всегда можно обращаться к основному массиву информации либо по номеру составной части (увязывая его с оформлявшей составную часть организацией), либо по идентификатору верхнего узла, либо по условному обозначению, идентифицирующему данный объект (увязывая его с системой, продуктом и т. п.). Кроме того, можно обращаться к тем же вспомогательным документам (и использовать их) для ряда аналогичных объектов.
2. Поскольку ссылки на дополнительные документы делаются однозначно, отсутствует необходимость в систематической нумерации документов.
3. В системах управления данными о продуктах (PDM–системах) «объекты» (в структуре, ориентированной на продукцию), являющиеся информационными объектами с контролируемой конфигурацией, логически соответствуют основным документам, однако, хотя они и отвечают всем необходимым требованиям, предъявляемым к документам, они могут таковыми не считаться.

[из 5.1 Общие положения ГОСТ Р МЭК 62023—2016]

Основной документ должен содержать административную часть и часть со списком вспомогательных документов («списком содержимого документов») или ссылку на подобный список. Кроме того, он может содержать.

• часть, содержащую характеристические свойства объекта («список содержимого свойств»);
• часть, содержащую список компонентов (составляющих) объекта («список содержимого объектов»),

В приложении А приведен пример основного документа, содержащего указанные части.

Для ознакомления с административной частью основного документа см. МЭК 82045—1 и МЭК 82045—2, устанавливающие требования к управлению документооборотом [из 5.2.1 Части документа ГОСТ Р МЭК 62023—2016]

Данная часть документа должна содержать спецификацию или описание объекта с учетом его характеристических свойств и должна быть подготовлена в форме «списка содержимого свойств», в котором элементы списка свойств должны определяться с помощью наиболее важных для документов метаданных с целью их однозначной идентификации и отслеживаемости (подконтрольности). Существующие метаданные необходимо использовать с учетом соответствующих определений типов элементов данных, приведенных в МЭК 61360 и ИСО 13584.

Значения свойств, как правило, связаны с конкретной стадией жизненного цикла объекта, например «в состоянии поставки» (as supplied), т. е. значения свойств «по факту изготовления» или «в соответствии с требованиями» заказчика.

При предоставлении значений свойств, связанных с несколькими фазами жизненного цикла объекта, указанные свойства необходимо квалифицировать по отдельности. Для получения дополнительной информации см. МЭК/ПАС 62569—1, а также пример в приложении А [из 5.2.3 Часть основного документа, содержащая характеристические свойства объекта ГОСТ Р МЭК 62023—2016]